Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả mới nhất 2020

Cách sử dụng outlook hiệu quả là một yếu tố giúp các bạn sử lý công việc nhanh chóng và thuận lợi. Nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng outlook hiệu quả. Trong bài viết này, Lamweb.vn sẽ viết bài viết Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả mới nhất 2020.

Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu suất cao mới nhất 2020

Nếu hộp thư Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có nhiều thời cơ bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng. Là một chủ công ty, bỏ lỡ một bức thư hoàn toàn có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi việc làm mua và bán. Và ngay cả khi bạn không chiếm hữu một công ty, không ai muốn bỏ sót thư điện tử thiết yếu .

Bạn đủ nội lực khám phá về phương thức để đơn vị Outlook, vì vậy nó sẽ kết quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn có thể dùng để sử dụng cho hộp thư của bạn có tổ chức hơn, nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn chỉ vừa khởi đầu với Outlook, hoặc nếu bạn đã không sử dụng nó, bạn đủ nội lực sẽ không dùng được hết cấp độ của nó.

Trong giúp đỡ này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thức làm thế nào để tổ chức các email trong outlook của bạn. Chúng tôi sẽ lý giải phương thức làm việc của các thư mục và hạng mục. Chúng tôi sẽ đề cập sở qua công cụ Focused tin nhắn. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá về làm sao để đơn vị các thư điện tử trong Outlook bằng phương thức sử dụng các tính năng lưu trữ Archive và xóa Delete

Khám phá những lời khuyên và kế hoạch hữu dụng về tổ chức triển khai tin nhắn hộp thư trực tuyến

Trước khi chúng ta đi vào chủ đề về cách tổ chức Outlook, đừng quên tải ký để nhận bản tin của Tuts+ cty và tải tài liệu free của chúng tôi: The Ultimate Guide to tin nhắn Zero Mastery. ebook này đề cập về các kế hoạch và các khuyến cáo có ích để thống trị toàn bộ các tin nhắn hộp thư online đến của bạn hiệu quả hơn.

cho đến nay hãy tiến lên để tò mò về các thư mục ( thư mục ) và các hình thức màu ( categories ) trong MS Outlook

Làm sao để để đơn vị chức năng hộp thư Outlook của bạn với các thư mục (Video)

Xem hướng dẫn screencast nhanh này để tò mò những điều cơ bản về phương pháp sử dụng các thư mục trong Outlook một phương pháp mau chóng :

Hoặc nhìn thấy chi tiết cụ thể các bước được vạch radưới đây để biết thêm thông tin về cách làm thế nào để để tổ chức triển khai các hộp thư Outlook của bạn .

Những điều bạn cần biết về thư mục & các thể loại màu

Nếu bạn mong ước mày mò làm thế nào để để tổ chức triển khai các thư điện tử trong Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và hình thức màu ( category ). Đây là những ứng dụng chính mà bạn sẽ sử dụng để trấn áp được hộp thư của bạn .

Các thư mục Microsoft Outlook

Các thư mục xuất hiện ở bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ thư điện tử của bạn (nó cũng được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai loại thư mục:

1. Thư mục mặc định. Các thư mục mặc định là thư tiềm năng hài hòa và hợp lý ứng dụng MS Outlook của bạn. Các thư mục mặc định gồm có Drafts, Sent mail, Deleted Items, Trash, gửi tin rác và vân vân. Một số phiên bản của Outlook cũng có một thư mục Clutter, mặc dù nó sắp bị loại bỏ.
2. Thư mục cá thể. Đây là những thư mục bổ sung mà bạn tạo ra để cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn thận k ko tạo ra quá nhiều các thư mục hoặc bạn đủ sức bị lẫn lộn vì k biết thư mục nào để dùng.

ví dụ về mỗi loại thư mục, xem phiên bản dành cho máy tính để bàn của hộp thư MS Outlook dưới đây :

Microsoft Outlook Ribbon xuất hiện phía trên hộp thư của bạn.

Quan trọng: Microsoft có một số phiên bản ngày nay có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn ảnh và tác dụng của bạn có thể hơi không giống tùy thuộc vào phiên bản mà bạn đang sử dụng và cấu ảnh của nó. Hầu hết các giúp đỡ này dựa trên phiên bản mới nhất của Outlook vì được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. ngoài ra, chúng ta sẽ test trên Outlook.com để sử dụng nổi bật một số tính năng nào đó.

để ý các thư mục có nhãn From My Boss của tôi. Đây không phải là thư mục mặc định Default. Thay vào đó, nó là một thư mục cá nhân Personal mà tôi đang thêm vào cho gợi ý này.

Các khuôn khổ Microsoft Outlook

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các khuôn khổ với mã sắc tố cho lá thư của bạn. ví dụ, bạn đủ nội lực gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho những thư mà bạn đang sẵn sàng chuẩn bị để triển khai, khuôn khổ màu tím để cho các cuộc họp, và …. Bạn sẽ muốn sử dụng nó cho nền tảng của riêng bạn .
Phân loại hộp thư của bạn với các sắc tố mã hóa cho các khuôn khổ cho phép bạn quét qua hộp thư của bạn một cách mau chóng để quyết định hành động sẽ giúp gì với mỗi sms .

Bạn sẽ dùng biểu tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon hướng về phía bên phải:

Biểu tượng Categorize cho phép bạn làm mã màu cho các lá thứ của bạn.

Lưu ý: Biểu tượng Categorize chỉ dành cho người sử dụng thư của Microsoft bằng phương thức dùng một thiết lập tin nhắn hộp thư online Pop hoặc Exchange. Nếu bạn sử dụng một xây dựng IMAP tùy lựa chọn này k khả dụng.

1. phương pháp dùng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá easy dùng nếu bạn biết phải làm gì. Dưới đây là 1 số ít những điều cơ bản để sử dụng các thư mục :

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Để tạo ra một thư mục trong MS Outlook, click vào tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:

sử dụng hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder để thêm thư mục và giữ cho email của bạn có tổ chức.

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn mong muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Trong ví dụ này, tôi vừa mới thiết kế xây dựng một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là phương pháp sắp xếp các thư mục hiện tại :

Bạn hoàn toàn có thể thêm một thư mục phụ bên dưới một thư mục sẵn có .

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn đủ sức refresh tên của thư mục đó sau khi bạn đã tạo ra nó. lựa chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng phương thức nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện chung quanh tên thư mục đó:

dùng biểu tượng Rename Folder để đổi tên một thư mục sẵn có trong MS Outlook.

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đang thực hiện xong, click phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra một số ít thư mục, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để khởi đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn :

Dưới đây là phương pháp tổ chức triển khai thư trong Outlook bằng cách vận động và di chuyển các lá thư vào các thư mục .
Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ không khó khăn vất vả dẫn lá thư đó vào thư mục chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đang kéo tin nhắn hộp thư trực tuyến “ Project estimates ” vào thư mục Memos :

giống như bạn thấy, lá thư “ Project estimates ” hiện giờ đã ở trong thư mục Memos .

Bước 4. Xóa một thư mục

đôi khi bạn đủ nội lực thấy rằng bạn k còn mong ước sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi điều này xảy ra, bạn hoàn toàn có thể đơn thuần xoá thư mục đó đi .

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Dưới đây là phương pháp tổ chức triển khai các hộp thư email Outlook của bạn bằng cách xoá các thư mục không cần kíp .

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Cách thức dùng các hình thức màu để có đơn vị chức năng hơn trong Outlook

Chúng ta hãy có một cái Quan sát thâm thúy hơn về làm thế nào để để tuỳ chỉnh và sử dụng các khuôn khổ để tổ chức triển khai các hộp thư của bạn .

Bước 1. Đổi tên khuôn khổ

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống lựa chọn all Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Bạn hoàn toàn có thể làm mã màu cho những thư của bạn trong Outlook để đơn vị chức năng chúng .

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn mong muốn đổi tên và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đang thực hiện xong các hạng mục đó.

Dưới đây là một gợi ý về một số ít hạng mục vừa mới được đổi tên :

Đặt tên cho mỗi khuôn khổ màu để đơn vị chức năng hộp thư Outlook của bạn
Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau .

Bước 2. Xóa một khuôn khổ

Sau khi bạn đang tùy chỉnh toàn bộ các khuôn khổ của bạn, bạn hoàn toàn có thể thấy rằng bạn sẽ k sử dụng tổng thể các khuôn khổ này. Nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các khuôn khổ không dùng .

Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại all Categories mở ra:

Bạn đủ sức xoá các hình thức màu của Outlook mà bạn k dùng .

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ trên, tôi vừa mới xóa hạng mục màu cam vì tôi không dùng nó. Nhấp vào nút Delete .

Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn công nhận xóa, click nút Yes. Khi bạn đang hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. hình thức màu cam k còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư tin nhắn hộp thư online.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một sms

Một khi bạn vừa mới một mình hoá các thể loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu gán chúng cho các thư trong hộp thư của bạn. Để gán một hình thức màu cho một lá thư, bấm vào lá thư đó để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:

sử dụng trình đơn Categorize thả xuống để gán các hình thức màu cho email và đơn vị chức năng các hộp thư của bạn .
Nhấp vào thể loại màu mà bạn muốn gán cho lá thư đang chọn. thể loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy sắc tố của hình thức màu là một hình vuông vắn ở bên phải tên người send thư trong hộp thư của bạn. Trong bài viết của lá thư đó, nó Open bên dưới tên người gửi .
Dưới đây là một gợi ý của một hộp thư với các hình thức màu gán cho all các tin nhắn :

Với các thể loại màu được gán cho các lá thư của bạn, bạn hoàn toàn có thể biết ngay được phải làm gì với mỗi email .

Một lá thư có thể có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một hình thức màu phù hợp cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .

Bước 4. làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc biến hóa nó

Theo thời hạn, các hình thức màu của một lá thư đủ sức cải tổ. Bạn có hình thức bỏ một hình thức màu từ một lá thư hoặc cải tổ nó. Dưới đây là những điều cần sử dụng .

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào hình thức màu mà hiện vừa mới gán cho thư điện tử để loại bỏ nó:

Bạn hoàn toàn có thể xoá một thể loại màu được chỉ định từ một tin nhắn hộp thư trực tuyến .

Bạn có thể gán một hình thức màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc không gán màu cho nó.

Để loại bỏ all các hình thức màu cùng một lúc từ một thư thư điện tử có nhiều hơn một hình thức màu, chọn thư đó và bấm vào tùy chọn Clear tất cả Categories từ trình đơn thả xuống Categorize:

sử dụng tùy chọn Clear tất cả Categories để loại bỏ all các thể loại màu từ một email với nhiều hình thức màu được gán.

3. Cách thức dùng Focused sms

Microsoft đã trong quy trình diễn đạt một tính năng mới được gọi là Focused sms cho người sử dụng Outlook. Bạn đã có quyền truy vấn vào Focused tin nhắn tốt không dựa vào vào phiên bản Microsoft Office mà bạn đã dùng .

Nếu phiên bản Outlook của bạn đang sử dụng thư mục Clutter để phân loại các sms k cần thiết, thì tính năng đó vừa mới được nhập vào Focused inbox mới.Thư mục Clutter hiện giờ của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi nền móng của bạn được phát triển chức năng Focused sms.

Focused sms của Microsoft Outlook được thiết kế để đơn vị các hộp thư của bạn một cách auto. Khi nó được click hoạt, hộp thư của bạn sẽ được chia thành hai tab

1. Tab Focused. Các email được sắp xếp vào tab này là những tin nhắn hộp thư trực tuyến cần kíp nhất và yêu cầu trả lời mau hơn.
2. Tab Other. email khác được sắp xếp vào tab này để bạn đủ nội lực giải quyết và xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

hiện giờ, tôi chưa click hoạt tính năng Focused tin nhắn trên máy tính để bàn PC của tôi. bên cạnh đó, ngày nay nó có sẵn trong nhiều phiên bản web của MS Outlook. tính năng này cũng có trong phiên bản free này của Outlook tin nhắn hộp thư online mà tôi có thể đăng về từ Outlook.com. Dưới đây là ảnh Focused tin nhắn với tab Focused xây dựng ra:

Outlook.com có tính năng Focused tin nhắn đang có sẵn.

Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

Nó rất không khó khăn để biến động các tab Focused inbox.

giống như bạn có thể thấy, trong gợi ý này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì gồm có các thông báo món hàng thường ngày ít cần kíp hơn. tính năng Focused sms mang những thư này vào trong thư mục thích hợp một cách thức auto mà k cần tôi phải quyết định.

Outlook. com là một dịch vụ thư điện tử dựa trên nền móng web không lấy phí từ Microsoft. Để tìm hiểu và khám phá thêm về Outlook. com, hãy xem các trợ giúp này, kênh nó được so sánh với Gmail :

• 
  GMAIL

  Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) tin nhắn hộp thư trực tuyến Service?

  Laura Spencer

4. Cách thức lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn

Hầu hết tất cả chúng ta tàng trữ quá nhiều tin nhắn hộp thư trực tuyến, và điều này hoàn toàn có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một phương pháp không giống để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của bạn là tàng trữ hoặc xóa các thư cũ ..
Trong khi cả tàng trữ và xóa email đều mang những lá thư ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều cần kíp là phải hiểu được sự độc lạ :

• Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế xây dựng cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một thư điện tử, bạn đủ sức thuận tiện truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.
• Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khổ cực để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các thư điện tử mà bạn k mong ước để dùng trong tương lai.

MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup công cụ. Bạn đang đủ nội lực có được một trong những lá thư, ngành có rất nhiều lá thư trước được copy ở phía trên. Bạn cũng đủ sức có một trong số những lá thư trước đó trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup công cụ vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, phần mềm này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

tuy nhiên khi bạn sử dụng điều đó, những lá thư bỏ đi sẽ ship hàng hộp thư của bạn có nhiều bộ nhớ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để đơn vị chức năng hộp thư của bạn đúng cách, điều cần kíp là để khám phá phương pháp làm thế nào để sử dụng những ứng dụng này :

Bước 1. Xóa những lá thư cũ

Nó rất thuận tiện để xóa một tin nhắn hộp thư trực tuyến cũ. Chỉ cần thuận tiện nhấp vào thư điện tử đó để chọn nó :

Đây là phương pháp đơn vị chức năng các hộp thư email Outlook của bạn bằng phương pháp xóa các thư cũ .

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Để xoá vĩnh viễn một lá thư tin nhắn hộp thư online của bạn, bấm vào thư mục Deleted Items để xây dựng nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác). click vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư vừa mới lựa chọn.

Chú ý: Một số sms bị xóa trọn đời đủ nội lực được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng luôn luôn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn đủ nội lực sẽ k thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách thức ít thông dụng hơn để di dời các thư điện tử cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một thư điện tử, nhấn vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

sử dụng biểu tượng Archive là một phương thức khác để giữ cho các lá thư cũ có trật tự trong hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn không dùng chức năng Archive của Outlook trước đây, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển các thư điện tử mà bạn đang lựa chọn vào đó:

Lưu trữ những thư điện tử cũ trong thư mục Archive để tổ chức hộp thư của bạn.

Trong tương lai khi bạn tàng trữ một thư điện tử, nó sẽ đi vào thư mục này .

Bước 3. kiến thiết xây dựng các thông số lưu trữ

Bạn cũng có thể refresh setup lưu trữ tự động của MS Outlook. nhấn vào File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:

Bạn đủ sức thiết lập Outlook để auto tàng trữ các tin nhắn .

Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Sau đó nhấp vào nút AutoArchive Settings. Hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:

sử dụng hộp thoại AutoArchive để xác lập các thông số kỹ thuật tàng trữ trong Outlook .

dùng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn mong muốn lựa chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn vừa mới thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. sử dụng ứng dụng dọn dẹp Cleanup tool của Outlook

Những thư điện tử có khuynh hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đang gia nhập vào một hội thoại tin nhắn hộp thư trực tuyến mà bạn và người nhận vừa mới vấn đáp qua lại và kiến thiết xây dựng một loạt các lá thư. Khi bạn vấn đáp một thư điện tử, vấn đáp của bạn sẽ Open trên những lá thư bắt đầu và hàng loạt các thư vấn đáp trước đó. Thật k may, all những lá thư vấn đáp đó sẽ khiến đầy các thư mục của bạn – sử dụng cho bạn khốn khó hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần .

Outlook có một phương pháp với phần mềm dọn dẹp Cleanup công cụ này. công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, vì thế nó loại bỏ những lá thư trước đó không bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ k mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì tất cả các sms trước của bạn vừa mới được bao gồm trong lá thư mới nhất.

Chúng ta hãy xem nó hoạt động giải trí ntn nhé. Trong thư mục From My Boss dưới đây, tôi có hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đi đầu có dòng chủ đề “ New Work. ” Lá thư sau có loại chủ đề “ Re : RE : RE : New Work : ”

Trả lời các lá thư này hoàn toàn có thể sử dụng đầy hộp thư Outlook của bạn .

Bạn đủ nội lực sử dụng công cụ Cleanup công cụ để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ dùng nó để sử dụng sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup công cụ. (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:

lựa chọn tùy lựa chọn Clean Up Folder để chuyển những lá thư dư thừa vào một thư mục.

chọn tùy lựa chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư nguồn được xóa bỏ :

Loại bỏ thư dư thừa hoàn toàn có thể sắp xếp hộp thư Outlook của bạn .
Thư nguồn sẽ bị xóa chính bới nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là tính năng đặc biệt quan trọng hữu dụng nếu bạn đã có rất nhiều cuộc hội thoại tin nhắn hộp thư trực tuyến trong hộp thư đến của bạn .

Lưu ý: Những thông điệp email chứa một nguyên nhân không giống nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận không giống nhau hoặc một tệp đính kèm — sẽ không bị xóa bởi vì chúng k đáp ứng được yêu cầu là trở nên dư thừa.

5. đơn vị chức năng các email của bạn với sự thống trị hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có Lever để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn đang triển khai quản trị thư điện tử tốt. tò mò về làm thế nào để để giảm lộn xộn trong hộp thư tin nhắn hộp thư trực tuyến đến của bạn với tài liệu không lấy phí của chúng tôi :

Kết luận giải

thời nay mà bạn đang học được cách tổ chức triển khai Outlook bằng các thư mục, hộp thư thư điện tử của bạn nên gọn gẽ hơn. Bạn cũng đã học được những điều cơ bản về dùng các thể loại màu của Microsoft Outlook và hiểu tầm cần kíp của tàng trữ hoặc xóa các thư cũ .
Là một người mua và bán, bạn sẽ nghiên cứu và phân tích cao cấp độ dùng hộp thư Outlook của bạn một phương pháp hiệu suất cao hơn vì nó có đơn vị chức năng. Hơn hết là, bạn sẽ k phải sợ về việc bỏ lỡ một tin nhắn hộp thư trực tuyến thiết yếu .
nguồn : business.tutsplus.com

Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp