Hàm TEXT trong Excel: Cách sử dụng và định dạng văn bản

Biên tập bởi Nguyễn Xuân Hòa

Cập nhật 5 tháng trước

8.866

Hàm TEXT trong Excel được sử dụng để chuyển đổi giá trị số sang chuỗi văn bản và định dạng cách hiển thị của văn bản theo ý muốn. Nếu chưa rõ về công thức và ứng dụng của hàm TEXT thì mời bạn cùng tìm hiểu ngay trong bài viết sau của Điện máy XANH nhé!

• Hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows, phiên bản Excel 2016, ngôn ngữ thiết lập: Tiếng Anh (mặc định). Bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013 và 2019.
• Bạn có thể tải một số ví dụ về hàm TEXT trong Excel để làm quen nhé!

1Công thức hàm TEXT

Hàm TEXT trong Excel là một hàm giúp bạn quy đổi giá trị số sang chuỗi văn bản ở một định dạng đơn cử, với mục tiêu phổ cập là giúp những tài liệu số hiển thị dưới định dạng dễ nhìn hơn hoặc dễ sử dụng hơn. Trong một số ít trường hợp, hàm này cũng được dùng khi muốn phối hợp những số hoặc ngày tháng với văn bản / 1 số ít ký tự nhất định .

Công thức hàm TEXT: 

=TEXT(value, format_text)

( value, format_text )Trong đó :

• value: Là giá trị số cần chuyển sang văn bản. Giá trị này có thể là số; ngày, tháng; giá trị là tham chiếu của một ô chứa giá trị số; giá trị là tham chiếu của một hàm khác trả về kết quả là số hay ngày/tháng,…
• format_text: Định dạng bạn muốn áp dụng, bạn cần khai báo cho hàm dưới dạng mã. Mã định dạng được đặt trong dấu ngoặc kép, như “mm/dd/yy”,”# ?/?”.

Lưu ý: 

• Kết quả trả về của hàm TEXT trong Excel luôn là chuỗi văn bản, ngay cả khi hình thức hiển thị của nó trông giống hệt dữ liệu số.
• Với dữ liệu là số thập phân, bạn nên thống nhất dùng dấu chấm (.) để phân cách phần nguyên và phần thập phân; dấu phẩy (,) để phân cách hàng nghìn, vì các bản Excel thường thiết lập mặc định như vậy. 

Xem thêm: Hàm SUMIF

2Các loại mã định dạng hàm TEXT

Công thức

Mô tả

= TEXT ( 1856.567, ” USD #, # # 0.00 ” )
Lấy tài liệu tiền tệ với dấu tách phần nghìn và 2 số thập phân, ví dụ : USD 1,856. 57. Excel sẽ làm tròn giá trị tới 2 chữ số thập phân .
= TEXT ( TODAY ( ), ” MM / DD / YY ” )
Lấy tài liệu ngày mà bạn nhập hàm này vào Excel ( theo ngày giờ của máy tính ) với định dạng DD / MM / YY, ví dụ : 11/06/21
= TEXT ( TODAY ( ), ” DDDD ” )
Lấy tài liệu là thứ trong tuần, ví dụ bạn nhập hàm vào Excel vào lúc ngày giờ máy tính của bạn là Thứ 6, ngày 11/06/2021 thì hàm trả về là Friday ( Thứ 6 )
= TEXT ( NOW ( ), ” H : MM SA / CH ” )
Lấy múi giờ hiện tại, ví dụ : 5 : 28 CH
= TEXT ( 0.365, ” 0.0 % ” )
Lấy tài liệu Tỷ Lệ, ví dụ : 36.5 %
= TEXT ( 4.34, ” # ? / ? ” )
Lấy tài liệu phân số, ví dụ : 13/3
= TRIM ( TEXT ( 0.34, ” # ? / ? ” ) )
Lấy tài liệu phân số, ví dụ : 1/3. Phân số này sử dụng hàm TRIM để vô hiệu dấu cách đầu dòng bằng một giá trị thập phân .
= TEXT ( 18500000, ” 0.00 E + 00 ” )
Lấy tài liệu chứa ký hiệu khoa học : 1.85 E + 07
= TEXT ( 122563, ” 0000000 ” )
Thêm số những 0 đứng đầu ( 0 ), ví dụ : 0122563
= TEXT ( 165233, ” # # 0 ° 00 ‘ 00 ‘ ‘ ” )
Tùy chỉnh – Vĩ độ / Kinh độ ( địa lý )

3Một số ví dụ hàm TEXT

Dưới đây là một vài ví dụ về cách sử dụng phổ cập của hàm TEXT để bạn tìm hiểu thêm :

Kết nối văn bản và số hoặc ngày

Ví dụ 1: Chèn định dạng số bên trong một chuỗi văn bản

Ví dụ, mục tiêu của bạn là tính được tổng số tiền người mua cần trả ( Thành tiền ) với số liệu như trên .

Công thức để ra được hiệu quả là :

Thành tiền = Đơn giá x Số lượng x % còn lại sau khi được giảm giá (ở đây sẽ lấy 1 – % giảm)

Như vậy, nếu tính toán đơn thuần bạn sẽ chỉ cần nhập công thức là: =A2*B2*(1-C2). Kết quả trả về cho bạn sẽ là con số 156.8.

Tuy nhiên, bạn chưa hài lòng với việc tác dụng trả về chỉ là một số lượng, không có đơn vị chức năng, không có định dạng thích mắt, lại không có dòng chú thích khiến những số lượng lẫn lộn với nhau gây rối mắt, khó hiểu .

Cụ thể, để dữ liệu trông dễ xem hơn, bạn muốn chèn thêm câu giải thích là “Thành tiền: ” trước giá tiền; đồng thời bạn muốn giá tiền có thêm biểu tượng tiền tệ, dấu phân cách hàng nghìn và hai chữ số thập phân.

Lúc này hàm TEXT sẽ giúp bạn. Bạn hoàn toàn có thể triển khai 1 trong 2 cách sau :

Cách 1: Nối chuỗi ký tự với hàm TEXT bằng hệ thống ký hiệu. Bạn nhập:

= ” Thành tiền : ” và TEXT ( A2 * B2 * ( 1 – C2 ), ” USD # # #, # # #. 00 ” )

Cách 2: Nối chuỗi ký tự với hàm TEXT bằng hàm CONCATENATE.

Cú pháp của CONCATENATE như sau:

=CONCATENATE (text1, text2,…).

Trong đó text là một chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị trong công thức.Trong đó text là một chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị trong công thức .Như vậy, so với ví dụ trên, bạn nhập :
= CONCATENATE ( ” Thành tiền : “, TEXT ( A2 * B2 * ( 1 – C2 ), ” USD # # #, # # #. 00 ” ) )

Ví dụ 2: Kết hợp văn bản và ngày tháng

Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu và bạn muốn thêm một dòng chú thích “Ngày khởi tạo dữ liệu: “, đồng thời muốn ngày tháng hiển thị theo thứ tự: Ngày, tháng, năm (Ví dụ: 08/08/2021)

Bạn hoàn toàn có thể lồng hàm TODAY trong công thức của hàm TEXT, và khai báo mã định dạng ” dd / mm / yyyy ” để hiệu quả trả về theo ý muốn của mình .

Cách 1: Bạn dùng hệ thống ký hiệu để nối chuỗi ký tự với hàm TEXT:

= ” Ngày khởi tạo tài liệu : ” và TEXT ( TODAY ( ), ” dd / mm / yyyy ” )

Cách 2: Bạn dùng hàm TEXT kết hợp CONCATENATE:

= CONCATENATE ( ” Ngày khởi tạo tài liệu : “, TEXT ( TODAY ( ), ” dd / mm / yyyy ” ) )

Thêm số 0 vào đầu mỗi dãy số

Ví dụ 1: Thêm những số 0 đứng trước mỗi con số trong một cột

Bạn hoàn toàn có thể dùng hàm TEXT để thêm số 0 đứng trước những số lượng trong một cột. Những số lượng 0 này cần phải tương ứng với đơn vị chức năng số được hiển thị .

Lưu ý: Dữ liệu trả về của hàm TEXT là chuỗi văn bản, bạn không thể dùng dữ liệu này để làm các phép tính trong Excel nữa.

Ví dụ 2: Thêm số 0 vào trước dữ liệu số điện thoại đã bị Excel xóa mất số 0 đầu tiên

Cách này thường vận dụng khi bạn thu về một bảng tài liệu số điện thoại cảm ứng nhưng bị mất số 0 tiên phong ( Excel hiểu số điện thoại thông minh là một dãy ký tự số thông thường, do đó sẽ loại đi số 0 dư thừa ) gây khó khăn vất vả trong quy trình xem và thu thập dữ liệu .

Lưu ý: Cách làm này chỉ áp dụng được khi số lượng chữ số trong số điện thoại của tất cả ô dữ liệu đều bằng nhau (ví dụ: Data dữ liệu của bạn chỉ chứa số điện thoại có 10 chữ số).

Chuyển giá trị thành số điện thoại theo định dạng

Hàm TEXT trong Excel được cho phép bạn sử dụng dấu gạch ngang ( – ) và dấu ngoặc đơn ( ) trong mã định dạng để tạo thành những chuỗi văn bản có định dạng tương thích với mục tiêu sử dụng của mình .
Với số điện thoại thông minh có chứa mã vùng, bạn hoàn toàn có thể sử dụng mã định dạng như hình dưới để thiết lập định dạng số điện thoại thông minh dạng : ( 123 ) 456 – 7890 .

Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể chuyển số điện thoại cảm ứng 335263321 ( tại ô C2 ) thành 0335 263 321 cho tương thích với cách xem của người Việt nhờ nối số ” 0 ” với hàm TEXT :
= ” 0 ” và TEXT ( C2, ” # # # # # # # # # ” )
Ở đây, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dấu cách để ngăn cách những nhóm số .

4Lỗi hàm TEXT

Trong quy trình thao tác với hàm TEXT, bạn hoàn toàn có thể gặp một số ít lỗi sau :

Lỗi #NAME? 

– Nguyên nhân: Người dùng không dùng dấu ngoặc kép (“”) ở mã định dạng.

Ví dụ công thức = TEXT ( D2, mm / dd / yy ) là công thức sai, hàm trả về lỗi # NAME ?
Cách khắc phục : Thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng, thành : = TEXT ( D2, ” mm / dd / yy ” )

Hàm báo sai cú pháp

– Nguyên nhân 1: Bạn nhập sai cú pháp, hoặc khi bạn copy đoạn công thức từ nguồn khác về, dấu ngoặc kép (“) bị sai định dạng, khiến Excel không thể thực hiện lệnh. Hàm sẽ báo Lỗi công thức (There’s a problem with this formula).

Cách khắc phục : Xóa dấu ngoặc kép cũ có trong công thức và triển khai nhập tay lại .

– Nguyên nhân 2: Do sự khác nhau trong thiết lập phần mềm Excel giữ các nước

Một số nước có thiết lập ứng dụng Excel để tối ưu việc sử dụng cho việc làm theo ngôn từ của nước đó, nổi bật là nước Đức .
Ví dụ trong trường hợp dùng Excel tại Đức, thay vì nhập công thức = TEXT ( A1, “ mm / dd / yy ” ), người dùng bản Excel phát hành ở Đức sẽ cần nhập “ t ” thay cho “ d ” và “ j ” thay cho “ y ”. Như vậy, công thức vừa đề cập sẽ được thay bằng = TEXT ( A1 ; “ mm / tt / jj ” ) .

Cách khắc phục: Bạn có thể tìm hiểu để khai báo cú pháp hàm theo thiết lập ở phiên bản Excel mình đang sử dụng, hoặc đổi sang dùng một phiên bản Excel khác gần gũi hơn với ngôn ngữ mình sử dụng.

Trên đây là hướng dẫn cách dùng hàm TEXT trong Excel quy đổi tài liệu số thành chuỗi văn bản và định dạng theo ý muốn. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc thao tác với tài liệu Excel để tăng hiệu suất cao thao tác nhé !

Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp