Để dễ dàng hơn trong việc tìm ra đối tượng nhất, nhì,…, chót, người ta áp dụng hàm RANK xếp hạng trong Excel. Rất nhiều người nghĩ đây là một hàm dễ vận dụng, nhưng có thật là như vậy? Hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu ngay câu trả lời bạn nhé.
Bạn đang đọc: Hàm xếp hạng trong Excel và hơn 4 công thức quan trọng
Tóm tắt nội dung bài viết
Hàm xếp hạng trong Excel là hàm gì?
Hàm xếp hạng trong Excel là hàm RANK và được dùng để xếp hạng tài liệu theo thứ tự từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao tùy theo nhu yếu của người sử dụng .
Nhờ có hàm RANK, việc làm của dân văn phòng, đặc biệt quan trọng là những người liên tục thao tác với bản tính hay những số lượng, sẽ tiết kiệm chi phí được tương đối khoảng chừng thời hạn quý báu của mình .
Người ta cũng tìm thấy những điểm tương đương về mặt công dụng giữa hàm RANK và công cụ Sort nhưng chắc như đinh là sẽ hoạt động giải trí hiệu suất cao cũng như tối ưu hơn .
Vậy ở trong trường hợp nào, tất cả chúng ta cần đến sự hữu dụng của hàm RANK ?
- Thứ nhất, khi dữ liệu cần được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp.
- Thứ hai, khi dữ liệu cần được xếp hạng theo thứ tự từ thấp đến cao.
Đối với những bảng tài liệu có từ 2 giá trị trở lên giống nhau thì làm thế nào ?
Trường hợp này những tưởng sẽ gây khó dễ hàm xếp hạng trong Excel nhưng thật ra lại vô cùng đơn thuần. Hàm RANK sẽ cho chúng đồng hạng. Ví dụ trong bảng giá trị có số 20 Open 2 lần, vậy số 20 thứ 2 sẽ đồng hạng với số 20 thứ nhất .
Cú pháp hàm xếp hạng trong Excel
Mỗi hàm trong Excel hoàn toàn có thể khác nhau về công dụng tuy nhiên không thể nào thiếu đi cú pháp mặc định, tất yếu hàm xếp hạng trong Excel không phải là ngoại lệ .
Cú pháp hàm xếp hạng trong Excel hay còn gọi là hàm RANK như sau :
=RANK(number,ref, [order])
Giải thích cú pháp:
- RANK: tên hàm xếp hạng trong Excel (tiếng Anh có nghĩa là thứ hạng)
- number: dữ liệu cần được xếp hạng
- ref: khối dữ liệu chứa phần dữ liệu đang cần được xếp hạng
- order: khi trong công thức thì chỉ viết tượng trưng là “order”, nhưng khi được áp dụng trong thực tiễn, nó sẽ được thay bằng số 0 hoặc số 1. Trong đó, nếu là số 0 hoặc không có tham số order thì mặc định xếp hạng từ cao đến thấp, còn nếu là số 1 thì sẽ xếp hạng từ thấp đến cao.
Nếu bạn đang còn cảm thấy quá trừu tượng và khó hiểu, đừng lo, hãy liên tục theo dõi bài viết để có những ví dụ thực tiễn và hướng dẫn chi tiết cụ thể cho hàm xếp hạng trong Excel .
Hàm sắp xếp từ cao đến thấp trong Excel
Trong một bản tài liệu gồm rất nhiều giá trị lớn nhỏ khác nhau và bạn chỉ muốn nó biểu lộ từ cao xuống thấp, hãy dùng hàm xếp hạng theo cú pháp sau :
=RANK(number,ref, [order]) hoặc =RANK(number,ref)
Ví dụ : Xếp hạng nhân viên cấp dưới theo thành tích đạt KPI từ cao đến thấp trong khoanh vùng phạm vi tháng 7/2021 của phòng Nội dung ( Content Marketing ) .
Bước 1 : Nhập công thức vào ô tiên phong trong cột xếp hạng với cú pháp :
=RANK(B2,$B$2:$B$5,0) hoặc =RANK(B2,$B$2:$B$5)
Giải thích công thức:
- B2: Giá trị cần được xếp hạng trong Excel
- $B$2:$B$5: Danh sách các bài viết của tất cả nhân viên phòng Nội dung. Để cố định phần này (làm xuất hiện ký tự $, bạn chọn từ B2 đến B5 rồi bấm F4 hoặc fn+F4).
- 0: Đại diện cho chữ “order” trong cú pháp tổng quát, có nghĩa là xếp hạng theo thứ tự tăng dần. Có thể không điền số 0 vẫn cho ra kết quả tương tự.
Bước 2 : Nhấn Enter và bạn sẽ có tác dụng như hình .
Bước 3 : Để triển khai xếp hạng những nhân viên cấp dưới còn lại, đừng copy công thức hay viết lại cho từng người mà hãy làm theo video hướng dẫn sau để tối ưu hóa :
Vậy theo tác dụng sau cuối thì nhân viên cấp dưới Đinh Q. Hoàng Mai có thành tích cao nhất ( 30 bài viết ) nếu xếp hạng từ cao xuống thấp. Công thức này thường được dùng để muốn tìm ra và khen thưởng nhân viên cấp dưới xuất sắc của nhóm .
Hàm sắp xếp từ thấp đến cao trong Excel
Giả sử nếu muốn tìm ra và phê bình hoặc huấn luyện và đào tạo thêm cho người có thành tích tệ nhất nhóm thì làm cách nào ? Chúng ta sẽ ngay lập tức làm ngược lại, vận dụng hàm xếp hạng trong Excel theo thứ tự từ thấp đến cao .
Để vận dụng hàm xếp hạng từ thấp đến cao, bạn hãy thuộc cú pháp này :
=RANK(number,ref,1)
Giải thích cú pháp:
- number: Giá trị được xếp hạng
- ref: Khối dữ liệu chứa giá trị được xếp hạng (number)
- 1: biểu thị cho chữ “order”, ý muốn cho Excel hiểu người dùng muốn sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao.
Ví dụ : Xếp hạng nhân viên cấp dưới theo thành tích đạt KPI từ cao đến thấp trong khoanh vùng phạm vi tháng 7/2021 của phòng Nội dung ( Content Marketing ) .
Bước 1 : Ở ô tiên phong của cột Xếp hạng ta điền vào công thức sau :
=RANK(B2,$B$2:$B$5,1)
Giải thích công thức:
- B2: Giá trị cần được xếp hạng.
- $B$2:$B$5: Khối dữ liệu chứa giá trị B2, phải cố định bằng cách chọn từ ô B2 đến ô B5 sau đó nhấn F4 hoặc fn+F4).
- 1: Lệnh của xếp hạng theo thứ tự từ thấp đến cao.
Bước 2 : Nhấn Enter và có tác dụng như hình :
Bước 3 : Thực hiện xếp hạng những nhân viên cấp dưới còn lại bằng cách vận động và di chuyển con trỏ vào bên góc phải ô tiên phong rồi kéo xuống .
Vậy là nhờ hàm xếp hạng trong Excel theo thứ tự từ thấp đến cao, bạn thuận tiện tìm ra ai là người có thành tích tệ nhất nhóm, đơn cử là nhân viên cấp dưới Nguyễn Quốc Đại, từ đó có những hướng xử lý và phân loại việc làm tương thích .
Hàm xếp hạng trong Excel theo điều kiện
Trong những trường hợp đơn cử ngoài thực tiễn, không riêng gì đơn thuần là dùng hàm xếp hạng trong Excel để sắp xếp lớn nhỏ, mà cũng có lúc phải thực thi theo 1 số ít điều kiện kèm theo kèm theo. Cách để bạn xử lý yếu tố chính là vận dụng hàm xếp hạng theo điều kiện kèm theo .
Có hai loại hàm xếp hạng theo điều kiện trong Excel: Xếp hạng trong Excel theo một điều kiện và Xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện.
Xếp hạng trong Excel theo một điều kiện
Khi tất cả chúng ta đặt một điều kiện kèm theo cho việc xếp hạng trong Excel, nếu chỉ dùng mỗi hàm RANK thì không có tác dụng, phải vận dụng đồng thời nhiều hàm khác .
Việc sử dụng kèm theo một điều kiện kèm theo nhất định sẽ giúp quy trình phân hạng diễn ra rõ ràng hơn, tránh sự đồng hạng xảy ra, điều này đặc biệt quan trọng quan trọng nếu bạn muốn xếp loại học viên theo bảng điểm những môn .
Ví dụ : Xếp hạng nhân viên cấp dưới theo thứ tự từ cao đến thấp bằng điểm trung bình của 3 tiêu chuẩn Trang phục, Giờ giấc, Thái độ. Nếu ai có điểm Giờ giấc cao hơn thì ưu tiên đứng thứ hạng cao hơn .
Bước 1: Để tiện cho việc xếp hạng theo điều kiện điểm giờ giấc như đề yêu cầu, ta xét điểm ưu tiên Giờ giấc nếu điểm trung bình bằng nhau trước, ta có công thức sau:
Xem thêm: Hôi Chân Nên Và Không Nên Ăn Gì
=IF(COUNTIF($C$3:$C$7,C3)>1,RANK.EQ(C3,$C$3:$C$7,1),0)
Giải thích công thức:
- COUNTIF($C$3:$C$7,C3)>1: Dùng hàm COUNTIF đếm trong vùng dữ liệu từ C3 đến C7 (cột Giờ giấc) có giá trị nào trùng nhau hay không, nếu có thì tức nhiên là lớn 1.
- RANK.EQ(B4,$B$4:$B$13,1): Sử dụng hàm RANK.EQ để kiểm tra có điểm trung bình nào bị trùng không, nếu có thì nếu ai có điểm Giờ giấc cao hơn sẽ có thứ hạng cao hơn theo thứ tự từ cao đến thấp.
Hiểu nôm na, ý nghĩa của công thức này là nếu điểm trung bình bị trùng nhau thì dùng điểm giờ giấc để xem ai có vị thứ cao hơn, sắp xếp theo thứ tự tăng dần .
Tại sao xếp theo thứ tự từ cao đến thấp? Vì thứ hạng được tính theo điểm Giờ giấc này sẽ dùng để cộng vào điểm trung bình gốc (cột E), điểm càng cao thứ hạng sẽ càng tăng.
Tại sao dùng hàm RANK.EQ? Vì nó nâng cấp hơn hàm RANK, nếu có nhiều hơn 1 người có cùng số điểm Giờ giấc, vậy ai có thứ hạng cao nhất sẽ được thứ hạng lớn hơn. Ví dụ điểm Giờ giấc của Thảo và Thắng đều bằng 9.5 nhưng điểm trung bình Thảo > Thắng => Thảo xếp hạng cao hơn.
Bước 2: Tính lại điểm trung bình sau khi tính điểm ưu tiên Giờ giấc, thực hiện theo cú pháp: =E3+G3/1000
Giải thích công thức:
- Dùng điểm ưu tiên đã tính được cộng vào với điểm trung bình cộng của 3 tiêu chí.
- Chúng ta lấy kết quả với 3 chữ số thập phân nên chia cho 1000.
- Khuyến khích để cột điểm ưu tiên gần với cột điểm gốc nhằm tiện lợi hơn.
Bước 3 : Xếp hạng dựa trên điểm trung bình vừa được tính lại theo cú pháp :
=RANK(H3,$H$3:$H$7,0).
Bước 4 : Nhấn Enter để có hiệu quả. Vậy sau cuối người có thứ hạng cao nhất là nhân viên cấp dưới Đoàn Văn Quyết với điểm giờ giấc là 10 .
Xếp hạng trong Excel theo nhiều điều kiện
Nếu đã thuần thục cách xếp hạng trong Excel theo một điều kiện kèm theo thì việc vận dụng nhiều điều kiện kèm theo để xếp hạng cũng sẽ diễn ra thuận tiện hơn .
Ví dụ : Xếp hạng nhân viên cấp dưới theo điểm trung bình, nếu đồng hạng thì ưu tiên xét theo thứ tự những khuôn khổ Giờ giấc > Trang phục > Thái độ .
Bước 1 : Xét ưu tiên điểm Giờ giấc khi điểm trung bình bằng nhau, công thức :
=IF(COUNTIF($C$3:$C$7,C3)>1,RANK.EQ(C3,$C$3:$C$7,1),0)
Giải thích công thức: Xem lại Bước 1 phần xếp hạng trong Excel theo một điều kiện.
Bước 2 : Xét ưu tiên điểm Trang phục nếu điểm ưu tiên Giờ giấc trùng nhau, công thức :
=IF(AND(G3>0,COUNTIF(G$3:G$7,G4)>1),RANK.EQ(B3,B$3:B$7,1),0)
Giải thích công thức:
- G3>0: Chỉ thực hiện khi điểm ưu tiên giờ giấc khác 0
- COUNTIF(G$3:G$7,G4)>1: Chỉ thực hiện khi xếp hạng ưu tiên Giờ giấc xuất hiện đồng hạng
- (AND(G3>0,COUNTIF(G$3:G$7,G4)>1): Nếu cả hai điều kiện nêu trên đều thỏa mãn thì mới thực hiện tính điểm ưu tiên Trang phục.
- RANK.EQ(B3,B$3:B$7,1): Xếp hạng điểm ưu tiên Trang phục theo thứ tự tăng dần
Bước 3 : Xét ưu tiên Thái độ nếu trường hợp điểm ưu tiên Giờ giấc và Thái độ bằng nhau, công thức :
=IF(AND(K3>0,COUNTIF(K$3:K$7,K3)>1),RANK.EQ(D3,D$3:D$7,1),0)
- K3>0: Chỉ thực hiện nếu xếp hạng ưu tiên Trang phục khác 0
- COUNTIF(K$3:K$7,K3)>1: Chỉ thực hiện nếu xếp hạng ưu tiên Trang phục đồng hạng
- (AND(K3>0,COUNTIF(K$3:K$7,K3)>1): Nếu cả hai điều nêu trên đều đáp ứng thì mới xét điểm ưu tiên thái độ
- RANK.EQ(D3,D$3:D$7,1),0): Xếp hạng điểm ưu tiên Thái độ theo thứ tự từ thấp đến cao
Bước 4: Tính điểm trung bình lại dựa trên 3 điểm ưu tiên mà ta đã tính, công thức: =H3+J3/1000+K3/10000+L3/100000
Sở dĩ phải chia cho 1000, 10000, 100000 là vì mỗi cấp bậc ưu tiên phải xét giảm 10 lần để cho ra hiệu quả không làm tròn nhờ vậy mà thuận tiện phân loại ngay cả bằng mắt thường .
Bước 5 : Tiến hành xếp loại nhân viên cấp dưới theo điểm trung bình mới tính được theo thứ tự từ cao đến thấp :
=RANK(M3,$M$3:$M$7,0)
Bước 6: Nhấn Enter và có kết quả sau:
Như vậy, trải qua bài viết này, ThuthuatOffice đã giúp bạn hiểu rõ từng chi tiết cụ thể và cách vận dụng hàm xếp hạng trong Excel, hay còn gọi là hàm RANK .
Xem thêm :
Trên thực tiễn, hàm RANK khi đi cùng với những điều kiện kèm theo sẽ khá phức tạp và cần bạn vận dụng vốn kỹ năng và kiến thức đã được học trong Excel để phối hợp chúng một cách logic. Có thể bạn sẽ nhớ, nhưng nếu bạn quên, đừng ngần ngại tìm đến những bài viết hướng dẫn trên ThuthuatOffice nhé. Chúc bạn thành công xuất sắc .
Đánh giá bài viết
Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp
Để lại một bình luận