Khám phá 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Việc thiết kế xây dựng một quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hiệu là 1 phần việc làm quan trọng của những người quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản trị quy trình làm việc hoàn toàn có thể là một quy trình khó khăn vất vả trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 11 bước để kiến thiết xây dựng được 1 quy trình làm việc hiệu suất cao và không mất quá nhiều sức lực lao động vào việc quản trị .

Quy trình quản lý là gì? Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả?

Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các rủi ro cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục.
“85% vấn đề trong tổ chức là do hệ thống”

CÁC NỘI DUNG CẦN XÁC ĐỊNH KHI LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

Bạn đang đọc: Khám phá 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1. Xác định nhu cầu.

• Áp dụng tiêu chuẩn mới .
• Tái cấu trúc .
• Nâng cấp mạng lưới hệ thống .
• Do nhu yếu của những cấp quản trị …

2. Xác định mục đích.

• Xác định thực chất của quy trình là gì ? Thông thường là GTGT của quy trình .
• Quy trình cần tuân thủ những tiềm năng / chủ trương của tổ chức triển khai ntn ?

• Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình làm việc.

3. Xác định phạm vi.

• Phạm vi kiểm soát và điều chỉnh hoàn toàn có thể là hàng loạt tổ chức triển khai, theo bộ phận, theo cá thể, theo thời hạn, khoảng trống, nghành nghề dịch vụ …

4. Xác định số bước công việc.

• Không có quy chuẩn cho việc xác lập bao nhiêu bước việc làm là hài hòa và hợp lý .
• Thực tế, một quy trình hoàn toàn có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là tương thích .
• Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc trấn áp, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để trấn áp .

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input : nguồn vào của quy trình gồm những yếu tố nào ?
• Output : đầu ra của quy trình gồm cấu thành của những yếu tố nào ? GTGT là gì ?
• Tiếp theo dùng chiêu thức 5W + 1H và 5M để làm rõ yếu tố .

Phương pháp 5W+1H:

• What ? Là gì ?
• Why ? Tại sao ?
• Who ? Ai thực thi …
• When ? Khi nào ?
• Where ? Ở đâu ?
• How ? Làm thế nào thực thi .

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

• Man : con người .
• Money : Tài chính .
• Machine : Máy móc .
• Material : Nguyên vật liệu .
• Method : Phương pháp làm việc .

5. Xác định các điểm kiểm soát.

• Việc xác lập những điểm trấn áp chính là thực thi tính năng kiểm tra của nhà quản trị .
• Về nguyên tắc có bao nhiêu bước việc làm, sẽ có bấy nhiêu điểm trấn áp, nhưng do những nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức triển khai chỉ thiết lập những điểm trấn áp trọng điểm .
• Các điểm trấn áp trọng điểm tuân theo quy tắc Pareto 80/20 .

6. Xác định người thực hiện.

• Mỗi bước việc làm, cần phải xác lập bước đó do bộ phận / cá thể nào triển khai .
• Có nhiều quy trình, cần xác lập ngặt nghèo hơn qua : người triển khai chính, người thực thi phụ, người tương hỗ .

7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.

8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.

• Bảng trấn áp quy trình là một tài liệu riêng, ship hàng cho việc diễn giải quy trình .
• Nhiều tổ chức triển khai đưa bảng trấn áp quy trình là một tài liệu của mạng lưới hệ thống, nhưng nhiều tổ chức triển khai chỉ coi nó là công cụ tương hỗ cho việc setup quy trình .

Các nội dung trong bảng trấn áp : Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực thi, hồ sơ …

9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

• Mục đích của thử nghiệm là xác lập xem những việc làm có thực thi đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không ?
• Pre – test. Đây là tiến trình làm thử, sản xuất thử, một trong những điểm quan trong nhất của chiêu thức thử nghiệm .
• Test trong quy trình thực thi .
• Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm : Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ …

10. Mô tả/diễn giải các bước công việc.

• Là diễn đạt đơn cử những bước trong quy trình làm việc .
• Cách thức thực thi những bước việc làm ntn ?
• Trường hợp việc diễn giải phương pháp ( how ) triển khai quá phức tạp, dài … thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn triển khai .

11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

• Định nghĩa : lý giải ý nghĩa những thuật ngữ trong quy trình, diễn giải những từ viết tắt .
• Biễu mẫu kèm theo : xác lập quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số ? ? ?

Video hướng dẫn thiết kế xây dựng quy trình làm việc khóa học kế toán trưởng thực thụ tại Học viện Taca

CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

• Header – Footer : Logo, tên tài liệu – Ngày phát hành, số trang
• Trang bìa : Tên Công ty, logo, tên quy trình mã số quy trình, lần / ngày phát hành, lần / ngày sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người kiểm tra, xem xét, phê duyệt …
• Mục lục
• Trang theo dõi trấn áp đổi khác tài liệu : Mục chỉnh sửa / trang chỉnh sửa, nội dung cũ, nội dung mới, ngày sửa đổi, xem xét, phê duyệt
• Phần nội dung chính của tài liệu gồm :
• Mục đích .
• Phạm vi :
• Định nghĩa :
• Nội dung : hầu hết là vẽ và diễn giải lưu đồ
• Tài liệu tìm hiểu thêm .
• Biểu mẫu kèm theo .
• Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan trọng nhất của mạng lưới hệ thống quản trị .
• Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ sơ .

ÁP DỤNG, CẢI TIẾN VÀ KIỂM SOÁT

• Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt quy trình làm việc trước khi phát hành .
• Xem xét, update quy trình khi thiết yếu .
• Đảm bảo phân biệt được sự biến hóa và thực trạng sửa đổi hiện hành của quy trình
• Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình những quy trình cũ đã hết thời hạn vận dụng, bảo vệ quy trình hiện có tại những BP luôn là quy trình update nhất .

• Đảm bảo quy trình thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.

  Xem thêm: Hôi Chân Nên Và Không Nên Ăn Gì

• Đảm bảo quy trình luôn rõ ràng, dễ nhận ra .
• Đảm bảo việc phân phối quy trình được trấn áp .

Học viện Taca luôn hy vọng và cam kết sẽ dành trọn trái tim của mình để tạo ra những Kế toán trưởng thực thụ mang lại giá trị thật sự cho doanh nghiệp, thông qua việc đào tạo, hỗ trợ và cung cấp thông tin số liệu phù hợp giúp đỡ các nhà lãnh đạo phản ứng linh hoạt trước những thay đổi trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
Quan trọng nhất. Kế toán phải có giá trị, giá trị là điểm tựa cho sự coi trọng trong doanh nghiệp.
Taca- Kiến Tạo Sự Nghiệp!
Các bài viết chất lượng:
Những lý do khiến hệ thống quy trình không hiệu quả
Xây dựng hệ thống doanh nghiệp bắt đầu từ đâu?
Xây dựng bộ máy tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
Thiết kế hệ thống đo lường kế toán trong doanh nghiệp
Quản trị nội bộ: những vấn đề cần lưu ý khi thay đổi hệ thống doanh nghiệp

Bình luận

Source: https://hoibuonchuyen.com
Category: Hỏi Đáp