Email là công cụ chuyên nghiệp nhất để liên lạc với khách hàng hoặc đối tác. Email giúp cung cấp đầy đủ thông tin, không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng như gọi điện thoại. Tuy nhiên, một nhược điểm chính là viết email cũng cần phải có những kỹ năng nhất định. Bài viết hôm nay, Verbalearn sẽ trình bày đến bạn đọc cách viết thư xác nhận và một số mẫu thư confirm bằng tiếng Anh thông dụng trong tiếng anh thương mại.
Tóm tắt nội dung bài viết
- Giải đáp ý nghĩa thư confirm
- Lưu ý khi viết một mẫu thư confirm bằng tiếng anh
- 1. Mở đầu email rõ ràng
- 2. Nội dung cần mang tính nhắc nhở
- 3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ ý
- 4. Không nên viết quá dài dòng
- 5. Viết theo một Format nhất định
- Các bước để viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng anh
- 1. Sử dụng giấy có in sẵn logo công ty
- 2. Lời chào thư phù hợp
- 3. Xác nhận thông tin đã thỏa thuận
- 4. Đề cập đến một số nội dung khác
- 5. Yêu cầu trao đổi thêm
- 6. Lời cảm ơn dành cho người nhận
- Các bước đọc và sửa thư
- 1. Đọc và sửa thưa xác nhận
- 2. Dùng loại giấy phù hợp với một máy in tốt
- 3. Dùng font chữ và lề chuẩn
- 4. Ghi ngắn gọn và đầy đủ nội dung vấn đề
- 5. Giữ ngôn ngữ kinh doanh chuyên nghiệp
- 6. Các trường hợp gửi thư xác nhận
- Kết luận
Giải đáp ý nghĩa thư confirm
Confirm là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng trong tiếng anh thương mại, một số ít ý nghĩa chủ yếu của confirm :
- Xác nhận, chứng thực
- Thừa nhận, phê chuẩn
- Củng cố, làm vững chắc
Confirm Email là việc mà bạn tiến hành trả lời một email để xác định một thông tin nào đó với các đối tác bên còn lại. Việc xác nhận có thể bằng văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc theo một chiều hướng cụ thể. Các văn bản thư Confirm được sử dụng khá nhiều trong tiếng anh công sở, do đó bạn cần học cách viết mẫu thư này một cách thuần thục nhất, tránh các lỗi sai đáng tiếc. Ở bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu các cách để cho ra lò một email confirm hoàn chỉnh.
Bạn đang đọc: Mẫu thư confirm bằng tiếng anh: Có file PDF kèm ảnh
Lưu ý khi viết một mẫu thư confirm bằng tiếng anh
Những quan tâm dưới đây mang tính cơ bản, đơn thuần nhưng luôn bảo vệ rằng rất đầy đủ tính chuyên nghiệp nếu bạn làm theo một cách chỉnh chu. Thư confirm tuy có nội dung không nhiều nhưng đủ để đối tác chiến lược hoàn toàn có thể nhìn nhận thái độ thao tác của bạn qua từng câu từ .
1. Mở đầu email rõ ràng
Không chỉ riêng thư Confirm mà hầu hết những mẫu thư điện tử đều cần phải có một mở màn ngắn gọn, rõ ràng. Sự chuyên nghiệp và thái độ của người viết thư sẽ biểu lộ rõ ràng nhất ở ngay phần này. Phần này bạn nên đề cập thời hạn, khu vực đơn cử. Đây là phần nội dung quan trọng nhất của phần đầu email. Ví dụ về phần mở màn email :
2. Nội dung cần mang tính nhắc nhở
Để bức thư mang tính nhắc nhở thì phần thời hạn và khu vực cần phải rõ ràng. Đây là cách tốt nhất khi bạn muốn biến một email thành một lời nhắc nhở có chủ đích. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể thêm một vài từ ngữ có tính hối thúc vào bức thư, thường thì là những động từ .
3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ ý
Nhiều bạn có xu thế viết đây đủ cụ thể trình diễn cặn kẻ trong email, tuy nhiên điều này nhiều lúc khiến cho email trở nên quá dài dòng và có nhiều thông tin dư thừa không thiết yếu làm mất đi tính chuyên nghiệp của email. Do đó, email confirm cần phải ngắn gọn nhưng truyền đạt được rất đầy đủ những ý tưởng sáng tạo đến người nhận email .
4. Không nên viết quá dài dòng
Một email quá dài sẽ khiến cho người đọc bị mất tập trung chuyên sâu và không hứng thú với những nội dung chính. Thay vì dùng lối văn vòng vo, bạn nên đi thẳng vào yếu tố chính. Chẳng hạn nếu bạn muốn viết email để xác nhận một cuộc hẹn thì hoàn toàn có thể trình diễn như sau :
5. Viết theo một Format nhất định
Một email hoàn hảo cần được viết và tuân thủ theo đúng một Format nhất định. Điều này không chỉ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp mà còn hạn chế được những lỗi sai không đáng có. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều kinh nghiệm tay nghề trong việc viết email thì cũng hoàn toàn có thể biến tấu một chút ít tương thích với phong thái và ngữ cảnh đang diễn ra, điều này sẽ để lại ấn tượng cho người đọc email .Dù viết theo Format nào thì cũng phải bảo vệ được những yếu tố bắt buộc như ngày giờ, lời chào, thân bài và phần Tóm lại. Đừng để xảy ra trường hợp một email dài nhưng người đọc lại cảm thấy thiếu những nội dung mà đáng lẽ nó phải có. Dưới đây là một format email chuẩn để xác nhận cuộc hẹn :
Các bước để viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng anh
1. Sử dụng giấy có in sẵn logo công ty
Sử dụng giấy in logo của công ty giúp lá thư trở nên sang chảnh và biểu lộ đây là văn bản chính thức của công ty. Trong trường hợp là thư điện tử, bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng chiêu thức trên bằng những chính sách soạn thảo khác nhau trên email .Trên phần lời chào tiên phong của thư, bạn cần chú ý quan tâm ghi rõ ràng những điểm sau : Tên của người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc là tên công ty, địa chỉ công ty nơi người nhận đang công tác làm việc. Bạn cần quan tâm những điểm sau :
- Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại
- Địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc canh dọc lề phải
- Cách một dòng sẽ đến phần nhận người lệ lề trái
2. Lời chào thư phù hợp
Lời chào tương thích theo từng đối tượng người tiêu dùng, ngữ cảnh sẽ bảo vệ được tính sang trọng và quý phái của bức thư. Thông thường bạn dùng cấu trúc Dear + Mr, Mrs, Mss, .. + tên người nhận thư. Phần này có một vài chú ý quan tâm như sau :
- Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài
- Chỉ dùng Mrs cho người phụ nữ chắc chắn đã kết hôn.
- Thư confirm bình thường có thể dùng tên người nhận
3. Xác nhận thông tin đã thỏa thuận
Ở phần này, bạn cần nhắc lại rõ ràng yếu tố cần được nói đến trong thư. Bạn cần làm rõ được những yếu tố về thời hạn, khu vực và trình diễn sắp xếp những thông tin đơn cử, logic. Một số mẫu câu thường dùng như :I am writing to confirm … .→ Tôi viết thư này để xác nhận …I would like to confirm … .→ Tôi muốn xác nhận …This letter is to confirm …→ Lá thư này được viết để xác nhận …
I am happy to confirm
Xem thêm: ‘xôi gấc’ là gì?, Tiếng Việt – Tiếng Anh
→ Tôi vui mừng xác nhận …I was pleased to receive …→ Tôi rất vui khi nhận được …
4. Đề cập đến một số nội dung khác
Ngoài việc đi thẳng vào yếu tố cần xác nhận, bức thư này bạn hoàn toàn có thể đưa thêm một số ít nội dung khác như : thỏa thuận hợp tác tài lộc, pháp luật công ty hay một nội dung nào đó có ảnh hưởng tác động. Tuy nhiên cần quan tâm như sau :
- Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận giữa hai bên để tránh gây hiểu nhầm.
- Có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng email hoặc điện thoại hoặc văn bản
- Thư xác nhận còn có thể coi là một loại thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ khi xảy ra tranh chấp
5. Yêu cầu trao đổi thêm
Cuối thư, bạn hoàn toàn có thể ghi thêm dòng để người nhận hoàn toàn có thể trao đổi thêm với bạn trong trường hợp thiết yếu. Nội dung này thường được khởi đầu bằng 1 số ít mẫu câu như sau :Please inform me if you need additional information … .→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tinPlease respond if you need to add … .→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần bổ trợ …
6. Lời cảm ơn dành cho người nhận
Trước khi vào phần kí tên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng 1 số ít cụm từ mang phong thái cảm ơn như sau :
- Thank you (Cảm ơn)
- Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)
Lưu ý: Trong phần kí tên đối với email thương mại, bạn nên dùng đầy đủ tên của mình.
Các bước đọc và sửa thư
1. Đọc và sửa thưa xác nhận
Viết email, thư văn bản hay bất kỳ loại nào thì bước đọc và sửa thư vẫn cần phải thực thi. Việc này lại càng quan trọng nếu như email có nội dung tương quan đến những thỏa thuận hợp tác trong kinh doanh thương mại. Các bước cần làm gồm có :
- Đọc lại 1 lần
- Kiểm tra lỗi chính tả, thiếu từ và ngữ pháp
- Kiểm tra dấu câu
- Kiểm tra lại nội dung về thời gian, địa điểm,…
2. Dùng loại giấy phù hợp với một máy in tốt
Nếu email điện tử bạn hoàn toàn có thể có qua phần này. Tuy nhiên nếu bạn in thư kinh doanh thương mại thì nên dùng loại giấy có sẵn logo. Trường hợp thư không tương quan đến kinh doanh thương mại hoàn toàn có thể sử dụng giấy chuẩn. Đặc biệt quan tâm, không viết tay trên những lá thư thương mại .
3. Dùng font chữ và lề chuẩn
Nên sử dụng những font chữ chuẩn như Times New Roman hoặc Arial để viết email trong kinh doanh thương mại. Kích cỡ thường là 12 px không in đậm, không in nghiêng hay là gạch dưới. Nếu in văn bản, cần quan tâm phần lề cần cách mép giấy khoảng chừng 2.5 cm. Lưu ý khi viết email bằng tiếng anh thì những dòng cần phải đặt thẳng hàng, không dòng nào được thụt vào trong như cách trình diễn của tiếng Việt .
4. Ghi ngắn gọn và đầy đủ nội dung vấn đề
E-Mail xác nhận cần được viết một cách ngắn gọn, xúc tích. Không sử dụng quá nhiều từ chứa ít thông tin hoặc từ nối. Nên sử dụng những cấu trúc ngữ pháp thông dụng, không cầu kì hoa mỹ. Nội dung thư nên tập trung chuyên sâu vào yếu tố mà bạn muốn xác nhận .
5. Giữ ngôn ngữ kinh doanh chuyên nghiệp
Thư confirm bằng tiếng anh phải được viết bằng ngôn từ kinh doanh thương mại, không sử dụng ngôn từ cá thể quá nhiều. Từ đó giúp nội dung của bức thư tập trung chuyên sâu vào chi tiết cụ thể cần được xác nhận và tránh sao nhãng sang những yếu tố khác. Mặc dù bức thư mang tính sang trọng và quý phái, nhưng bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng những từ ngữ chỉ sự cảm kích như sau :I appreciate this opportunity to interview for the position …→ Tôi rất cảm kích vì có thời cơ đến phỏng vấn cho vị trí này …I am really looking forward to interviewing for the position …→ Tôi rất mong đợi buổi phỏng vấn cho vị trí này …
6. Các trường hợp gửi thư xác nhận
Có nhiều nguyên do để bạn nên gửi một bức thư xác nhận, nhưng đa số những nguyên do đều là xác nhận việc gặp gỡ, hoặc một yếu tố nào đó. Một số trường hợp khác :
- Mời làm việc
- Chấp nhận việc làm
- Xác nhận đơn hàng
- Xác nhận tình trạng làm việc
- Ứng tuyển
Kết luận
Trên đây là một số nội dung giúp bạn có được những mẫu thư Confirm bằng tiếng anh nhanh chóng, dễ dàng nhất. Viết email hay viết thư là một trong những kỹ năng quan trọng khi bạn là dân công sở. Để có một email chỉnh chu nhất, các kỹ năng về tiếng anh công sở của bạn cũng cần phải được cải thiện đáng kể về mặt từ vựng, ngữ pháp và giao tiếp.
Xem thêm: Ai sẽ là minh chủ võ lâm ngành cà phê?
Tốt nghiệp cử nhân ngôn từ Anh năm 2010, với hơn 10 năm kinh nghiệm tay nghề trong việc giảng dạy về Tiếng Anh. Nguyễn Võ Mạnh Khôi là một trong những biên tập viên về mảng ngoại ngữ tốt nhất tại VerbaLearn. Mong rằng những chia sẽ về kinh nghiệm tay nghề học tập cũng như kỹ năng và kiến thức trong từng bài giảng sẽ giúp fan hâm mộ giải đáp được nhiều vướng mắc .
Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp
Để lại một bình luận