Cách viết và trình bày hiệu quả thư giao dịch bằng tiếng Anh

Trong thư không viết tắt, trừ khi là những cụm từ trình độ hay được sử dụng. Một số cụm từ viết tắt cũng hoàn toàn có thể được đồng ý trong những thư thanh toán giao dịch, tuy nhiên nên hạn chế : – asap = as soon as possible – cc = carbon copy ( gửi thêm bản sao thư tới 1 số ít người tương quan ngoài người nhận chính ) – bcc = blind carbon copy ( gửi thêm bản sao tới một người nhận ẩn danh ) – enc. = enclosure ( tài liệu gửi kèm ) – pp = per procurationem ( ký thay ) – pp = postscript ( khi muốn bổ trợ thêm nội dung sau khi đã viết xong và ký tên ) – pto = please turn over ( không được sang chảnh lắm, viết ở cuối trang đầu so với thư được in 2 mặt ) – rsvp = répondez s’il vous plaît ( bắt nguồn từ tiếng Pháp, có nghĩa là Please reply / respond ) Trình bày một bức thư văn minh thường khá đơn thuần, chỉ cần chú ý quan tâm những bố cục tổng quan như sau ( quan tâm rằng trình diễn thư văn minh không thụt lề ) : 1. Địa chỉ : – Địa chỉ gửi được viết bên phải bức thứ ( gồm có những thông tin tương quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại cảm ứng, số fax … ), thường không viết tên người gửi. – Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi một vài dòng. Địa chỉ nhận thường có chi tiết cụ thể tên, chức vụ người nhận và những thông tin tựa như địa chỉ gửi. 2. Ngày tháng : Ngày tháng hoàn toàn có thể được viết bên phải, bên trái thư tùy theo thói quen mỗi người, cách dưới phần địa chỉ một vài dòng. Lưu ý, để tránh nhầm lẫn và cũng làm cho thư trông “ lịch sự và trang nhã ” hơn, phần tháng cần được viết bằng chữ. Ví dụ : 30 May 2011 hoặc May 30 th, 2011 .3. Phần chào hỏi : – Chúng ta dùng Dear Sir / Madam so với những người tất cả chúng ta không biết tên.

– Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đối với những người chúng ta biết tên. Lưu ý rằng người Việt Nam chúng ta hay xưng hô bằng tên, nhưng đối với người nước ngoài thì X, Y ở đây chính là họ của của người nhận. Nên dùng Ms. và Ms. có thể dùng cho những người đã có và chưa có gia đình.

4. Nội dung thư : Phần nội dung thư hoàn toàn có thể dài ngắn tùy từng trường hợp. Có thể gồm có 2, 3 đoạn hoặc nhiều hơn. Thông thường, đoạn đầu sẽ là đề cập yếu tố, đoạn 2 sẽ là trình diễn rõ hơn về yếu tố đã nói ở trên, đoạn 3 sẽ là đề xuất kiến nghị, quan điểm cho yếu tố đó. 5. Kết thư : Kết thư tương quan đến phần chào hỏi đầu thư : – Đầu thư dùng Dear Sir / Madam ( không biết tên người nhận ) thì ta sẽ dùng “ Yours faithfully, ”. – Đầu thư dùng Dear Mr. X / Ms. Y ( biết tên người nhận ) thì ta sẽ dùng “ Yours sincerely, ” .6. Ký tên : Sau phần kết thư, tất cả chúng ta sẽ để chừa ra vài dòng để ký, ngay dưới chữ ký sẽ đề tên của người gửi. Nên ký tên bằng bút mực hoặc bút bi ngòi to. Tên được viết khá đầy đủ, ngay dưới chữ ký. Chức danh cũng được viết ngay dưới tên người viết. Nếu trong trường hợp ký thay, thì phía trước tên người được ký thay ta thêm pp. Nếu đã triển khai xong thư mà muốn bổ trợ gì đó, ta thêm ps. và bổ trợ phần nội dung đó vào. Trong trường hợp thư gửi kèm những tài liệu, văn bản khác, cuối thư ta thêm enc. và liệt kê những tài liệu, văn bản đó vào.

tin tức bài viết được cung ứng bởi :

Tập đoàn Ngôn ngữ và Kỹ năng AAC

65 Quán Sứ, Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội ĐT : 04. 3942 6725 / 3942 6726