Làm thế nào để làm việc hiệu quả?

Rất nhiều người quan niệm rằng phải đầu tư thật nhiều thời gian để đạt năng suất cao trong công việc. Nhưng việc đó có còn ý nghĩ nếu nó không mang lại kết quả vượt trội như mong muốn? Chắc hẳn chúng ta đều từng đã nghe một vài lời khuyên như “đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh hơn”.

Một cá nhân biết gia tăng hiệu quả công việc thì luôn được đánh giá cao. Nếu bạn luôn hoàn thành mọi công việc và nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng thì Sếp chắc chắn sẽ đánh giá cao, con đường thăng tiến nhờ vậy mà rộng mở.

Nhưng năng suất công việc thực sự không chỉ đơn giản là hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, mà đó là làm nhiều hơn những việc quan trọng.

May mắn thay, tất cả những gì bạn cần là một vài điều chỉnh đối với thói quen làm việc hàng ngày của bạn để thấy sự cải thiện, vì vậy hãy bắt đầu với những mẹo đơn giản này để làm việc hiệu quả và xem năng suất của bạn tăng cao.

Hiệu quả công việc là gì?

Hiệu quả công việc là khả năng hoàn thành các nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và chính xác. Hiệu quả công việc cao hay thấp thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, có yếu tố chủ quan xuất phát từ năng lực người thực hiện và yếu tố khách quan ảnh hưởng từ hoàn cảnh làm việc.

Chẳng hạn, trong thời gian xảy ra dịch COVID-19 vừa qua thì yếu tố khách quan về giãn cách xã hội đã khiến cho nhiều người lao động làm việc kém năng suất hơn. Sở hữu kỹ năng làm việc hiệu quả là một trong những yếu tố cần thiết để phát triển sự nghiệp thời hiện đại. Biết làm việc hiệu quả cũng sẽ giúp chúng ta thích nghi nhanh chóng hơn trước mọi tình huống.

Để đánh giá xem một nhân viên có làm việc hiệu quả hay không thì các công ty thường sử dụng thước đo cơ bản là bảng KPI hoặc hạn deadline. Không chỉ dựa vào thời gian hoàn thành công việc, hiệu quả công việc còn dựa vào nhiều kỹ năng mềm như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp…

Thực tế, làm việc thông minh có nghĩa là đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian và công sức ít bị lãng phí nhất. Nó không chỉ gói gọn trong số lượng đầu việc phải quản lý hoặc lượng thời gian cần bỏ ra để hoàn thành công việc đó. Để làm việc hiệu quả, cần nhìn nhận lại cách thức làm việc của mình, hãy thử nghĩ với cùng lượng thời gian làm việc thường ngày, bản thân có thể hoàn thành thêm được bao nhiêu công việc nữa?

Cần áp dụng ngay  kỹ năng, cách, lời khuyên dưới đây để nâng cao hiệu quả công việc:

Các kỹ năng để làm việc hiệu quả

Nếu bạn đang thường xuyên mất tập trung và lơ là công việc đến độ bị chậm deadline thì hãy nhìn lại xem mình còn thiếu kỹ năng nào dưới đây không. Người làm việc hiệu quả là người biết cách sử dụng linh hoạt các kỹ năng

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là lợi thế quan trọng giúp làm việc hiệu quả. Đây là kỹ năng mềm cơ bản nhất tạo nên thành công sự nghiệp. Người có khả năng giao tiếp tốt sẽ chủ động hơn trong học hỏi kinh nghiệm làm việc. Kỹ năng giao tiếp nhìn chung có thể giúp bản thân tự tin hơn, thoải mái thể hiện năng lực của mình ở mọi môi trường lao động. Hãy tận dụng kỹ năng này để kết nối với đồng nghiệp và đối tác, từ đó phối hợp làm việc ăn ý.

Kỹ năng phân chia công việc

Để nâng cao năng suất lao động thì nên phân chia công việc theo từng hạng mục nhất định. Nhất là đối với những dự án phức tạp thì việc liệt kê ra từng nhiệm vụ cụ thể sẽ hỗ trợ tiến độ cực kỳ nhanh chóng. Đừng để việc chồng chất hay dồn ứ vào ngày cuối cùng. Một khi biết phân chia ra từng công đoạn lớn, nhỏ thì chắc chắn bạn sẽ có đủ thời gian hoàn thành sớm. Có thể tận dụng lợi thế công nghệ như báo thức, ghi chú điện tử để luôn được nhắc nhở làm việc đúng giờ giấc.

Kỹ năng quản lý thời gian

Học ngay kỹ năng quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ hạn chế được xao nhãng và tập trung hơn vào nhiệm vụ chính. Ví dụ, nếu đang làm việc tại nhà thì nên dành hẳn ra 3 – 4 tiếng để hoàn thành công việc. Nói không với chuyện vừa làm vừa lướt mạng xã hội vì như vậy sẽ hình thành thói quen xấu. Càng sắp xếp thời một cách hợp lý thì bạn càng tiết kiệm thêm được nhiều giờ nghỉ ngơi quý giá.

Kỹ năng làm việc nhóm

Rất nhiều ngành nghề ngày nay đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm. Vì vậy, hiệu quả công việc có tốt hay không sẽ tùy thuộc vào độ gắn kết giữa các thành viên trong tập thể. Hãy vì mục tiêu chung mà phối hợp đoàn kết với đồng nghiệp, hỗ trợ lẫn nhau không ngần ngại. Đừng quên lắng nghe và tôn trọng ý kiến của tất cả mọi người. Nên nhớ kỹ rằng “Một cây làm chẳng nên non / Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”.

6 cách để tăng hiệu quả công việc

Ưu tiên công việc quan trọng

Cần sắp xếp độ ưu tiên dựa trên khối lượng công việc liên quan và thời hạn hoàn thành công việc đó. Đảm bảo dành đủ thời gian cho từng công việc và quy định thời hạn như một thách thức để hoàn thành công việc nhanh hơn. Thay vì làm nhiều việc cùng một lúc, nên tập trung giải quyết từng việc một nhằm nâng cao chất lượng kết quả. Khi hết thời hạn hoàn thành công việc, hãy dành một ít thời gian nghỉ ngơi và chuyển các sang thực hiện một nhiệm vụ khác để duy trì hoạt động của bản thân.

Giữ một không gian làm việc ngăn nắp

Để làm việc năng suất hơn, nên chắc rằng mọi thông tin có thể truy cập dễ dàng và được sắp xếp ngăn nắp. Việc mất thời gian tìm kiếm hồ sơ chồng chất trên bàn sẽ khiến bạn trở nên mất tập trung. Không gian làm việc ngăn nắp sẽ giúp đầu óc tỉnh táo, tránh tình trạng lưu trữ hồ sơ không có hệ thống trên màn hình máy tính và bàn làm việc. Mỗi ngày, hãy dành một ít thời gian để gác lại công việc và dọn dẹp không gian để chuẩn tinh thần làm việc một cách tốt nhất.

Giảm thiểu những tác nhân gây phân tâm

Hãy cố gắng giảm thiểu mọi yếu tố xung quanh dẫn đến sự phân tâm. Giảm tiếng chuông điện thoại di động và đem nó ra khỏi tầm nhìn khi làm việc. Đồng thời tắt tất cả các âm thanh chẳng hạn như chương trình truyền hình giải trí và bất kỳ bản nhạc gây mất tập trung. Thông báo rõ với đồng nghiệp để tránh bị làm phiền, nên giao tiếp trong thời gian nghỉ ngơi thay vì trong thời điểm đòi hỏi sự tập trung cao.

Loại bỏ các công việc không cần thiết

Thay vì mất tập trung và bận rộn vì những nhiệm vụ không mang lại kết quả tốt, nhà lãnh đạo nên lược bỏ công việc không cần thiết để nâng cao năng suất làm việc. Thiết lập thời hạn cho từng đầu việc mỗi ngày và ưu tiên dành thời gian cho các công việc quan trọng.

Chia nhỏ công việc

Rất nhiều nhà lãnh đạo gặp tình trạng quá tải khi phải giải quyết một dự án lớn. Thay vì để công việc ngày càng tồn đọng, hãy chia nhỏ đầu việc và lên kế hoạch hoàn thành từng việc một. Hoàn thành từng đầu việc sẽ tạo cảm giác bản thân đang càng ngày đang đến gần hơn đến mục tiêu, nâng cao cảm hứng cho những công việc tiếp theo.

Làm việc thông minh

Công việc thường xuyên bị kéo dài do mệt mỏi, mất tập trung, vô kế hoạch cho thấy dấu hiệu kém hiệu quả trong cách làm việc. Nỗ lực đầu tư nhiều công sức và thời gian để hoàn thành công việc chưa chắc sẽ mang lại kết quả tốt nhất.
Một người làm việc thông minh và hiệu quả là người biết cách ưu tiên công việc quan trọng và dành đủ thời gian để thực hiện nó một cách chính xác. Áp dụng thường xuyên thói quen hiệu quả vào công việc sẽ đem đến kết quả tích cực và vượt trội. Ngoài ra, lập kế hoạch công việc mỗi ngày là cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc.

Lời khuyên để làm việc hiệu quả hơn

Đặt ra deadline cho mỗi công việc được giao

Luôn lên kế hoạch cho ngày tiếp theo

Tập trung vào những công việc cần ít thời gian hoàn thành

Nghỉ ngơi khi cảm thấy mệt mỏi

Hãy sáng tạo khi cần thiết

Tập trung vào một việc thay vì làm nhiều việc trong cùng một thời điểm

Sử dụng quy tắc 2 phút

Tránh xa những thứ làm bạn không tập trung

Có một nơi làm việc có tổ chức

Phân tích sâu hơn về những nhiệm vụ