12 Mẫu thư phản hồi khách hàng bằng Tiếng Anh và Tiếng Việt

Thư phản hồi khách hàng là gì?

Thư phản hồi khách hàng được xem là một công cụ  trung gian dùng để kết nối khách hàng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng thư phản hồi khách hàng để giải đáp những thắc mắc, phản hồi của khách hàng về doanh nghiệp cũng như những lời xin lỗi trong trường hợp sản phẩm của doanh nghiệp có vấn đề hoặc lời cảm ơn tới khách hàng vì đã sử dụng sản phẩm. Nội dung và hình thức của một bức thư phản hồi tốt sẽ giúp doanh nghiệp thỏa mãn được những mong muốn của khách hàng cũng như thành công trong hoạt động giữ chân khách hàng. Từ đó, kết quả kinh doanh sẽ ngày càng được cải thiện và doanh thu ngày một tăng lên một cách đáng kể. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh và tiếng Việt được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh

Trong mọi trường hợp, dù là phản hồi lời phàn nàn hay sự hài lòng mà người mua gửi đến doanh nghiệp, bạn cần phải tuân thủ tiến trình của việc viết một bức thư bằng tiếng Anh thương mại nhằm mục đích bộc lộ sự tôn trọng so với người mua .
Một bức thư tiếng Anh thương mại gồm có những phần sau :

Phần Heading

Giống như nhiều mẫu thư khác, phần Heading của thư phản hồi khách hàng bắt buộc phải có đầy đủ tên, địa chỉ của cả người gửi và người nhận, cũng như ngày, tháng mà bức thư được viết. Ví dụ như:

Magenest ( Tên doanh nghiệp )
District X, Y city ( Địa chỉ doanh nghiệp )
Tel or Fax 123456789 ( số điện thoại cảm ứng hoặc số fax )
26 th of March, 2021 ( Thời gian viết thư )
Alexander K ( tên người mua )
Teacher ( vị trí nghề nghiệp người nhận nếu có )
B primary school ( nơi thao tác của người nhận )
District A, B city ( Địa chỉ người nhận )

Chào hỏi/ Xưng hô

• Để thể hiện thái độ lịch sự với khách hàng, bạn nên sử dụng các danh xưng như

Mr, Mrs, Ms …

           Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ)

Ex : Dear Mrs. Price

• Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ : Hi Kelly, Dear Kelly … .

• Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam

Thân bài và kết bài

Đối với thư cảm ơn

Trong phần nội dung chính của thư cảm ơn, doanh nghiệp cần bộc lộ sự biết ơn của mình với người mua và nguyên do cho sự biết ơn đó. Ví dụ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cảm ơn người mua vì đã mua hàng hoặc đã phản hồi về loại sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên đưa ra những lời hứa về kế hoạch tương lai hoặc hành vi tiếp theo để ngày càng tăng sự tin cậy của người mua .
Ví dụ : Just want to say thank you so much for your purchase. We are very lucky when having a customer like you. Our company always tries our best to enhance the quality of products and hope to see you soon .
Chúng tôi chỉ muốn nói rằng chúng tôi cảm ơn bạn rất nhiều vì đã lựa chọn loại sản phẩm của doanh nghiệp. Thật suôn sẻ khi có một người khác hàng như bạn. Doanh nghiệp chúng tôi sẽ nỗ lực rất là để nâng cao chất lượng mẫu sản phẩm và luôn mong đợi bạn quay trở lại nhé .
Ở kết thư, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những cụm từ như “ Best Wishes, Regards, Best Regards, ” … để biểu lộ sự tôn trọng với người mua và sự chuyên nghiệp của bản thân .

Một số mẫu thư phản hồi cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

• Thư cảm ơn về lần mua đầu tiên

• Thư cảm ơn vì sự ủng hộ của khách hàng trong suốt một năm

Thư phản hồi đến khách hàng mới

Đối với thư phàn nàn

Đối với một bức thư phàn nàn, bạn cần biểu lộ lời xin lỗi về những yếu tố mà mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ được người mua đề cập đến dù lỗi đó có phải do doanh nghiệp của bạn gây ra hay không. Sau khi xin lỗi, nhân viên cấp dưới cần lý giải nguyên do vì sao yếu tố đó lại xảy ra, nhận định và đánh giá rằng doanh nghiệp của bạn đã điều tra và nghiên cứu, xem xét về yếu tố đó. Sau đó, bạn cần đưa ra cho người mua giải pháp so với yếu tố được đưa ra và không quên biểu lộ mong ước được liên tục sát cánh cùng người mua trong tương lai. Dưới đây là một mẫu thư phản hồi so với thư phàn nàn từ người mua .
Thank you for your letter which alerted us to the problem that you have been having with … … .. : cảm ơn bạn rất nhiều vì đã thông tin đến chúng tôi yếu tố mà bạn đang gặp phải .
We must apologise for + nội dung xin lỗi … … … : Chúng tôi thực sự xin lỗi về yếu tố + … … .

Please accept our apology for ……….: Xin quý khách hàng hãy chấp nhận lời xin lỗi từ chúng tôi về + nội dung xin lỗi………………..

In terms of result of our investigation, we found / realized that … : sau kết của cuộc tìm hiểu, chúng tôi nhận thấy … … .
The error was caused by … / was due to the fact that + nội dung ( một mệnh đề ) … …. : lỗi bị gây ra bởi … .. / do thực tiễn rằng … … …
The problem was the result of … / resulted from … .. : Vấn đề là hiệu quả của … …. / bị gây ra bởi … … … ..
The cause of / reason for the mistake was that + nội dung ( một mệnh đề ) … : nguyên do của yếu tố là … … …
As far as the gesture of our regret is concerned, we are prepared to … / we are willing to … hoặc we would like to … …. : để bày tỏ sự hụt hẫng, chúng tôi chuẩn bị sẵn sàng, đã chuẩn bị sẵn sàng …. / muốn … …
Đồng thời, bày tỏ mong ước của doanh nghiệp về việc liên tục được hợp tác làm với người mua trong tương lai .
We are so excited about receiving your further orders, and make sure that you all products will be filled in the right way. : Chúng tôi rất mong đợi và hào hứng về những đơn hàng tiếp theo của bạn và bảo vệ rằng tổng thể những loại sản phẩm sẽ được Giao hàng một cách tốt nhất .
Faithfully yours ,
Sincerely yours ,
Ví dụ :
Thank you for your letter which alerted us to the problem that you have been having with our product. We must apologise for what you faced in the past days. As a result of the investigation, we found some issues in the manufacturing process and we are so sorry about that. As far as the gesture of our regret is concerned, our company wants to give you a new one without a delivery fee. We hope that you will accept this suggestion and continue to tư vấn our company .
Sincerely yours ,
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã cho chúng tôi biết yếu tố mà bạn đang gặp phải. Chúng tôi thực sự xin lỗi vì những gì mà bạn đã phải đương đầu trong những ngày vừa mới qua. Sau cuộc tìm hiểu, doanh nghiệp đã phát hiện 1 số ít yếu tố trong quy trình sản xuất và chúng tôi thật sự rất tiếc vì điều đó. Chúng tôi có một đề xuất rằng, doanh nghiệp chúng tôi muốn đổi loại sản phẩm cho bạn và không thu phí luân chuyển. Chúng tôi kỳ vọng bạn sẽ đồng ý lời ý kiến đề nghị này và liên tục ủng hộ doanh nghiệp .
Trân trọng ,

Thư phản hồi vì chất lượng sản phẩm

Thư phản hồi vì giao hàng chậm

Mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Việt

Cũng giống như những mẫu thư phản hồi người mua bằng tiếng anh, khi viết thư phản hồi người mua bằng tiếng Việt, bạn cũng cần phải tuân thủ những phần theo quy tắc chung .

Mở đầu

Ngày, tháng, năm viết thư
Lời xưng hô với người nhận thư ( Kính gửi quý người mua, người sử dụng thân mến, … )

Nội dung chính

Tuỳ vào từng nội dung bức thư mà bạn có thể lựa chọn từ ngữ và phong cách viết cho phù hợp, ví dụ, nếu nội dung bức thư là lời cảm ơn thì bạn nên lựa chọn từ ngữ nâng cao tầm giá trị của khách hàng đối với doanh nghiệp cũng như sự biết ơn mà bạn muốn gửi đến khách hàng. Bên cạnh đó, nếu là bức thư dùng để phản hồi về sự phàn nàn tới khách hàng, bạn nên sử dụng những từ ngữ thể hiện sự hối tiếc, xin lỗi hoặc mang tính thuyết phục khách hàng.

Phần cuối thư

Phần cuối thư nên là lời cam kết, lời hứa mà doanh nghiệp muốn gửi đến người mua. Và so với một bức thư phản hồi người mua bằng tiếng Việt, hãy nhớ ký tên nhé .

• Mẫu thư cảm ơn khách hàng vì đã tham gia chương trình do doanh nghiệp tổ chức

• Mẫu thư cảm ơn đối tác và khách hàng thân thiết

•  Mẫu thư xin lỗi vì sự cố kỹ thuật

• Mẫu thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm

• Mẫu thư xin lỗi về chất lượng phục vụ

Gắn kết hơn với khách hàng qua phần mềm SimCRM

Để tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã ứng dụng phần mềm CRM nhằm tự động hóa các hoạt động chăm sóc khách hàng. Trong đó, SimCRM là nền tảng CRM toàn diện sở hữu các phân hệ đa dạng: Nhân viên, Dự án, Bán hàng, CRM và nổi bật là Email Marketing với tính năng sau:

• Quản lý danh sách email: Cập nhật nhanh chóng thông tin về địa chỉ email (ngày tạo, tên, tên công ty,…), đồng thời tìm kiếm dễ dàng qua các bộ lọc hoặc tự tạo bộ lọc phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, người dùng có thể nhóm khách hàng thành từng phân khúc để triển khai những chiến dịch marketing phù hợp
• Tạo lập email với thao tác kéo thả: Người dùng tự thiết kế bố cục và xây dựng nội dung chỉ với thao tác kéo thả dễ dàng mà không cần có nhiều kiến thức về tin học

• Tự động gửi email: Tạo lập chiến dịch email marketing tự động cho từng phân khúc khách hàng
• Tự động lập báo cáo: Kiểm tra dễ dàng các thông số về chiến dịch email marketing (ví dụ: số email bị trả lại, số email được click/mở, số email được trả lời,…). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sắp xếp báo cáo theo các nhóm tiêu chí khác nhau nhằm phân tích chính xác về hiệu quả chiến dịch.

Kết luận

Trên đây, chúng tôi đã trình làng đến bạn khái niệm và quyền lợi mà thư phản hồi người mua mang lại, cũng như một số ít mẫu thư phản hồi người mua bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Hy vọng rằng, bài viết sẽ mang lại cho bạn nhiều kỹ năng và kiến thức có ích, có giá trị, và trong tương lai, bạn sẽ đảm nhiệm được nhiều phản hồi của người mua mang tính tích cực hơn nữa .

Nếu bạn có nhu cầu DÙNG THỬ SIMCRM MIỄN PHÍ 30 NGÀY, vui lòng truy cập tại đây để đăng ký nhé!

Dùng thử SimCRM miễn phí

Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp