Truyền thông nội bộ (Internal communications) là gì? Phát triển ra sao?

Tinh thần đoàn kết của mọi nhân viên trong công ty là một yếu tố rất cần thiết giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Vì vậy công tác truyền thông nội bộ luôn được các công ty đặc biệt quan tâm.

Và để giúp bạn hiểu được truyền thông nội bộ là gì cũng như những thông tin tương quan đến yếu tố này tất cả chúng ta hãy cùng đi mày mò bài viết dưới đây .

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là nghĩa tiếng Việt của cụm từ Internal communications. Đây chính là cách gọi chung của những hoạt động giải trí kiến thiết xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ đoàn kết, gắn bó giữa những thành viên trong cùng một công ty .

Truyền thông nội bộ sẽ giúp các nhà lãnh đạo truyền tải thông điệp và tầm nhìn, định hướng doanh nghiệp tới các nhân viên. Nếu công tác truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt thì các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp hết khả năng sức lực giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Ý nghĩa và vai trò của Truyền thông nội bộ

Có thể nói truyền thông nội bộ là rất quan trọng với tổng thể những đơn vị chức năng, công ty lúc bấy giờ, bởi nó mang những ý nghĩa và vai trò vô cùng to lớn, đơn cử như sau .

Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giúp củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa truyền thống của tổ chức triển khai cho nhân viên cấp dưới, từ đó nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể liên tục truyền tải những điều tốt đẹp về doanh nghiệp mình ở trong nội bộ và ra bên ngoài .
Truyền thông nội bộ luôn phải bám sát những hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, từ đó tạo ra những kênh thông tin giúp mọi nhân viên cấp dưới hiểu được tình hình của đơn vị chức năng mình để là cơ sở mở ra những kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới cấp dưới và bộ phận quản trị .

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Nhờ truyền thông nội bộ phân phối thông tin khá đầy đủ và đúng chuẩn mà mỗi nhân viên cấp dưới sẽ nắm rõ tiềm năng, trách nhiệm của mình, mình cần làm gì và dữ thế chủ động hơn trong việc làm của chính mình .

Khi thực thi công tác làm việc truyền thông nội bộ thì những thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và được truyền ngang giữa những bộ phận. Nhờ vậy mà góp thêm phần link những bộ phận và thôi thúc tăng trưởng những giá trị tích cực nhằm mục đích làm giảm bớt những xấu đi, tư tưởng lỗi thời, những thông tin chưa rõ ràng .

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao ý thức đoàn kết của tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn những người mạnh, nhưng chắc như đinh đều có sự gắn bó đoàn kết ngặt nghèo .
Để mọi người hoàn toàn có thể nhìn thấy tiềm năng chung, xóa bỏ mọi rào cản chính là chỉ ra cho họ sợi dây kết nối, để toàn bộ tạo thành một thể thống nhất cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện kèm theo cần và đủ để tạo ra sự đoàn kết chính là sự đồng cảm trong một trách nhiệm đơn cử của công tác làm việc truyền thông nội bộ .

Thu hút và giữ chân nhân viên

Nếu như công tác làm việc truyền thông nội bộ được thực thi tốt sẽ khiến những thành viên yêu quý công ty, họ sẽ thao tác hăng say và dữ thế chủ động hơn trong việc làm để hướng tới sự tăng trưởng của tập thể .
Thay vì những lời buôn chuyện nói xấu ra vào, người chỉ huy uyên bác là người phải biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “ người nhà ” thành những nhà PR chuyên nghiệp, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào, hăng say, thú vị. Khi một môi trường tự nhiên thao tác lý tưởng sẽ lôi cuốn được những nhân tài, từ đó thôi thúc việc tuyển dụng thuận tiện hơn .

Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ

Về cơ bản trách nhiệm của truyền thông nội bộ sẽ gồm có những việc sau :

• Cung cấp những thông tin mà ban lãnh đạo muốn truyền đạt đến các nhân viên của mình như: nhiệm vụ công tác từng thời kì hay những thay đổi trong chính sách và bộ máy.
• Tuyên truyền, giáo dục các nhân viên trong đường lối, chính sách, pháp luật và truyền thống.
• Xây dựng mọi nhân viên trong công ty thành một thể thống nhất hay nói cách khác là mối quan hệ nội bộ gắn kết chặt chẽ.
• Khích lệ, động viên và thi đua những tấm gương tiêu biểu, các phong trào, hoạt động xã hội có ích.

Các phương tiện truyền thông nội bộ

Tùy vào điều kiện của từng công ty mà sẽ có những phương tiện truyền thông khác nhau như:

• Bảng tin nội bộ: Đây được coi là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị để có hiệu quả truyền thông cao.
• Các ấn phẩm ban hành nội bộ như: Các tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang hoặc cũng có thể các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền những thông tin nội bộ đến các nhân viên của mình.
• Radio: Sản xuất những chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể trình bày ý kiến, khích lệ lẫn nhau để nâng cao tinh thần làm việc.
• Các chương trình tổng kết tuần/tháng hay các giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc này như một công cụ giải tỏa căng thẳng rất hiệu quả cho nhân viên.
• Áp phích, banner hoặc biển quảng cáo được treo trong nơi làm việc: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh sẽ dễ dàng thu hút sự chú ý của nhân viên.
• Bản tin qua Email: Đây là hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp nhằm thông báo về sự kiện, chiến lược kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…
• Tham gia các sự kiện có ích cho cộng đồng: Ví dụ như Giờ trái đất, Uprace,…là các sự kiện giúp cho nhân viên nhận ra sự có ích của mình với cộng đồng.

Nội dung của truyền thông nội bộ bao gồm những gì?

Nội dung của công tác làm việc truyền thông nội bộ thường gồm có những chủ đề như sau :

• Thông báo về tổ chức bộ máy quản lí và nhân sự mới của công ty.
• Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ kinh doanh.
• Truyền thống và các thành tựu đã đạt được của một bộ phận tiêu biểu hoặc của toàn thể công ty.
• Nhiệm vụ và lên kế hoạch cụ thể trong từng thời kì.
• Những sáng kiến và giải pháp cải tiến để làm việc hiệu quả hơn.
• Những tấm gương người tốt việc tốt đáng để các nhân viên học hỏi.
• Các hội nghị và những thảo luận khoa học có ích đối với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
• Hoạt động văn hóa, thể thao và kỉ niệm những mốc thời quan đáng nhớ của công ty
• Các hoạt động tài trợ, từ thiện hoặc văn bản pháp luật mới mà toàn thể nhân viên cần nắm được.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Nhiều người vẫn nghĩ công tác làm việc truyền thông nội bộ thuộc về bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR. Thực tế thì phòng PR có trình độ để thôi thúc công tác làm việc truyền thông đạt được hiệu suất cao tốt nhất. Còn phòng hành chính nhân sự lại trực tiếp quản trị những nhân viên cấp dưới nên sẽ nhắm được nhu yếu và xúc cảm của nhân viên cấp dưới .

Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Doanh nghiệp cần tuân thủ triển khai theo 6 bước dưới đây để kiến thiết xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu suất cao nhất .

Bước 1: Đánh giá đúng thực trạng của công ty mình

Việc nhìn nhận tình hình trong công ty càng chi tiết cụ thể, đơn cử thì sẽ giúp bộ phận quản trị xác lập được tiềm năng và đề ra kế hoạch tiếp theo tương thích .

Bước 2: Xác định đối tượng cần truyền thông

Trong bước này, người làm truyền thông cần phải xác lập những thông tin cần đưa ra và hướng tới ai .
Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ được triển khai thoáng rộng trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời gian quan trọng như sắp có sự biến hóa về nhân sự, doanh nghiệp cần chăm sóc hơn đến những đối tượng người tiêu dùng bị ảnh hưởng tác động bởi những biến hóa này .

Bước 3: Xác định được chính xác mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây là bước vô cùng quan trọng và cốt lõi của những kế hoạch truyền thông nội bộ. Để lên tiềm năng hiệu suất cao nhất thì người đảm nhiệm nên tuân theo nguyên tắc SMART .

Nguyên tắc SMART đó là :

• S – Specific: Cụ thể và thật dễ hiểu.
• M – Measurable: Có thể đo lường được
• A – Attainable: Có thể dễ dàng hoàn thành được
• R – Relevant: Thực tế tình hình của doanh nghiệp và kết quả thực có thể đạt được.
• T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành mục tiêu

Bước 4: Lên kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp

Bạn cần xác lập rõ được kế hoạch truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ kế hoạch truyền thông nội bộ gồm có những chiêu thức cũng như cách tiếp cận đối tượng người tiêu dùng cần truyền thông nhằm mục đích đạt được tiềm năng đề ra. Việc kế hoạch tương thích sẽ giúp làm hạn chế những sai sót không đáng có .

Bước 5: Đề ra kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi xác lập giải pháp ở bước 4 thì việc tiếp theo cần làm đó là lập kế hoạch hành vi gồm những việc làm đơn cử mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai .

Bước 6: Đo lường hiệu quả của từng chiến dịch truyền thông nội bộ

Việc đo lường và đánh giá hoạt động để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục đích truyền thông nội bộ hay chưa, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp hơn cho các hoạt động tiếp theo nhằm tránh những điều tiếc nuối đã xảy ra ở chiến dịch truyền thông cũ.

Kết luận

Qua bài viết này, chắc những bạn cũng đã hiểu được truyền thông nội bộ là gì và những thông tin tương quan để xây đựng được một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu suất cao nhất. Ngoài ra nếu bạn có bất kể vướng mắc nào càn chúng tôi tương hỗ them thì hãy để lại phản hồi bên dưới bài viết này nhé .

Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn

Source: http://wp.ftn61.com
Category: Hỏi Đáp