Cách quản lý KPI cho nhân viên

Các doanh nghiệp có nguồn năng nhân lực dồi dào luôn mong muốn các nhân viên của mình làm việc thật năng suất để đem lại hiệu quả cao nhất có thể. Nhưng trong mỗi môi trường vẫn luôn tồn tại những cá nhân lao động làm việc qua loa, không hết mình cho dù khả năng làm việc của họ tốt hơn thế rất nhiều. Vậy việc đặt ra KPI cho từng nhân viên sẽ tạo động lực thúc đẩy họ làm việc nghiêm túc và hăng hái hơn để có thể nhận được những khoản thưởng từ công ty. Đồng thời công việc của nhân viên có năng suất hơn, hiệu quả hơn thì mới góp phần đem lại sự thành công cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.

Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) tạm dịch là Chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả thành công của một công việc, dự án, hoặc hiệu quả hoạt động của tổ chức, cá nhân hay bộ phận chức năng.
Việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc giúp nhà quản lý có thể đo lường được hiệu quả công việc của từng vị trí một cách cụ thể, rõ ràng và công bằng, đồng thời đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm của mình đồng thời quản lý nhân sự một cách hiệu quả.

Hệ thống KPI cần đảm bảo được các tiêu chí SMART gồm:
1. S – Specific: Cụ thể
2. M – Measurable: Đo lường được
3. A – Achiveable: Có thể đạt được
4. R – Realistic:Thực tế
5. T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Dưới đây là từng bước để xây dựng và quản lý KPI cho nhân viên mà chúng tôi đã sưu tầm đến cho các quý bạn đọc tham khảo. Hi vọng những gợi ý dưới đây có thể góp phần giúp cho các nhà quản trị áp dụng và thành công hơn trong công việc của mình.

1. Lựa chọn người xây dựng KPI

Thường thì người xây dựng KPI sẽ là Trưởng bộ phận/phòng/ban. Họ là những người am hiểu rõ cũng như tổng quan nhất về nhiệm vụ cũng như yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Tuy nhiên, trong trường hợp phòng ban hay bộ phận đó quá lớn, việc xây dựng KPI cho nhân viên sẽ do các quản lý cấp thấp hơn đảm nhận.
Các chỉ số KPI mà các bộ phận tự xây dựng thường có tính khả thi cao và liệt kê rõ được chức năng, nhiệm vụ. Tuy nhiên, có thể dẫn đến trường hợp thiếu khách quan khi đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, hệ thống và các chỉ tiêu KPI sau khi được xây dựng cần có sự đánh giá, kiểm định và góp ý của những người có chuyên môn.

2. Xây dựng các câu hỏi hiệu suất (KPQ) trọng điểm cho từng mục tiêu chiến lược

Việc xây dựng KPQ (Key Performance Question) nhằm thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường một cách súc tích nhất. KPQ sẽ giúp bạn hiểu rõ bạn cần gì, từ đó cho phép bạn xây dựng chỉ tiêu đánh giá hiệu suất đúng để trả lời những KPQ đó.
KPQ cần đảm bảo tính chính xác, liên quan mật thiết tới doanh nghiệp, tới mục tiêu kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.

3. Xác định các phạm vi kết quả chính KRA (Key Result Area) của các bộ phận

Mội phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp lại có một chức năng và nhiệm vụ đặc trưng của mình. Do đó, khi xây dựng KPI, cần đảm bảo kết quả đạt được gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

4. Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ chính của từng vị trí chức danh

Chỉ ra các trách nhiệm, nhiệm vụ, công việc chính mà từng vị trí chức danh phải thực hiện. Bản mô tả này là cơ sở để thiết lập hệ thống chỉ số KPI. Vì vậy, cần đảm bảo liệt kê ra một cách rõ ràng, cụ thể các nhiệm vụ.

5. Xác định các chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất

– Đối với chỉ số KPIs của bộ phận: xây dựng các chỉ số chung, đặc trưng cho cả bộ phận. Đây là cơ sở để xây dựng chỉ số KPIs cho từng vị trí chức danh.
– Đối với hệ thống chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất của từng vị trí chức danh:
Cần xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí và các chỉ số của bộ phận.

6. Đưa ra mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

Thường thì điểm số sẽ được chia thành 2 – 5 mức độ tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. KPI được xây dựng nhằm dẫn dắt DN đạt được các mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã đề ra. Vì vậy, bạn không thể chỉ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì, đo như thế nào. Do đó, việc xây dựng một mục tiêu kinh doanh mà bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định hiệu quả là rất quan trọng. Mục tiêu tốt là mục tiêu xây dựng cụ thể, có thời gian hạn định, dựa trên các thông tin có chất lượng, tham vọng như không quá tầm với.

7. Xác định liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs, lương và thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành sẽ có một mức đãi ngộ cụ thể.
Tóm lại, việc xây dựng KPI cho nhân viên, phòng ban, bộ phận cần được tiến hành cẩn thận sau khi xem xét và phân tích kĩ lưỡng, đảm bảo phù hợp với tình hình, mục tiêu, chiến lược, chức năng từng bộ phận.

Bài viết:  Cách quản lý KPI cho nhân viên

Nguồn Hội Buôn Chuyện ST